> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://panduan.gtkgo.id/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Panduan: Approval Kepala

## Role: Kepala

**Akses**: User dengan role `kepala`

**URL**: `/app/approval-kepalas`

***

## Overview

Kepala bertanggung jawab melakukan **approval final** terhadap proposal kegiatan yang sudah disetujui oleh Tim Perencanaan.

### Tugas Utama:

1. ✅ Review proposal yang sudah approved oleh Tim Perencanaan
2. ✅ Impact Assessment (4 dimensi)
3. ✅ Edit susunan keanggotaan panitia
4. ✅ Decide: Setujui, Perlu Perbaikan, Tunda/Cancel, atau Tolak

***

## 1. Akses Dashboard Approval

### Langkah:

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu **Approval Kepala** di dashboard
3. Lihat daftar agenda yang menunggu review

### Filter Status:

* **ApprovedByPlanning**: Menunggu approval Kepala (action required)
* **Approved**: Sudah disetujui Kepala
* **RevisionRequiredByHead**: Dikembalikan untuk perbaikan
* **Pending**: Ditunda/dibatalkan
* **Rejected**: Ditolak

***

## 2. Review Proposal

### Langkah:

1. Klik agenda dengan status **ApprovedByPlanning**
2. Review informasi lengkap di halaman **Info**:
   * Judul kegiatan
   * Tujuan & lokasi
   * Tanggal pelaksanaan
   * Anggota panitia
   * Rencana & realisasi anggaran
   * Klasifikasi program
3. Download dan review dokumen:
   * **Proposal** (desain kegiatan)
   * **Dokumen Telaah** (dari Tim Perencanaan)
   * **KAK & RAB** (dari Tim Perencanaan)
4. Evaluasi kesesuaian dengan visi-misi organisasi

***

## 3. Action Approval

Terdapat **4 aksi** yang dapat dilakukan:

### 3.1 Setujui (Approve) ✅

**Kondisi**: Proposal strategis dan layak dilaksanakan.

**Syarat Wajib**:

* ✅ Impact Assessment (4 dimensi, scale 1-5 ⭐)
* ✅ Isi Catatan Kepala

**Langkah**:

1. Klik tombol **Setujui** di halaman review
2. Modal form akan muncul dengan field Impact Assessment:
   * **Dampak Strategis** ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
   * **Dampak Penerima Manfaat** ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
   * **Konsekuensi jika Agenda Tidak Tercapai** ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
   * **Dampak Lanjutan (Multiplier Effect)** ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
   * **Catatan Kepala** (text area)
3. Pilih rating bintang untuk setiap dimensi
4. Isi catatan kepala (wajib)
5. Klik **Simpan**

**Hasil**:

* Status: `approved_by_planning` → `approved`
* Agenda **disetujui final** dan siap dilaksanakan
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dan Tim Perencanaan

**Auto-calculations**:

```
Impact Score = (total_stars / 20) * 100
Impact Star Overall = total_stars / 4
```

**Contoh**:

* Jika semua dimensi dapat 5⭐: total = 20
* Impact Score = (20/20) \* 100 = **100**
* Impact Star Overall = 20/4 = **5.00**

***

### 3.2 Perlu Perbaikan (Request Revision) ⚠️

**Kondisi**: Proposal perlu perbaikan substantif.

**Langkah**:

1. Klik tombol **Perlu Perbaikan**
2. Modal form akan muncul
3. Isi **Alasan / Catatan Perbaikan** (wajib)
   * Jelaskan detail yang perlu diperbaiki
   * Berikan arahan yang jelas
4. Klik **Simpan**

**Hasil**:

* Status: `approved_by_planning` → `revision_required_by_head`
* Agenda kembali ke Ketua Panitia untuk direvisi
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dengan catatan

**Catatan**:

* Ketua Panitia akan upload proposal revisi dan submit ulang
* Setelah revisi, status kembali ke `submitted`
* Tim Perencanaan harus review ulang

***

### 3.3 Tunda / Cancel ⏸️

**Kondisi**: Agenda perlu ditunda atau dibatalkan karena kondisi tertentu.

**Peringatan**: **Action ini tidak dapat diubah (irreversible)**

**Langkah**:

1. Klik tombol **Tunda / Cancel**
2. Modal konfirmasi muncul
3. Isi **Alasan Penundaan** (wajib)
   * Jelaskan alasan penundaan/pembatalan
4. Klik **Simpan**

**Hasil**:

* Status: `approved_by_planning` → `pending`
* Agenda tidak dapat dilanjutkan
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia

**Peringatan Keras**:

* ⚠️ Status `pending` bersifat **final**
* ⚠️ Agenda tidak dapat di-approve ulang
* ⚠️ Ketua Panitia harus membuat agenda baru jika ingin mengajukan lagi

***

### 3.4 Tolak (Reject) ❌

**Kondisi**: Agenda tidak strategis/tidak layak dilaksanakan.

**Langkah**:

1. Klik tombol **Tolak**
2. Modal konfirmasi muncul
3. Isi **Alasan Penolakan** (wajib)
   * Jelaskan alasan penolakan secara detail
4. Klik **Tolak**

**Hasil**:

* Status: `approved_by_planning` → `rejected`
* Agenda ditolak final
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia

**Peringatan**:

* ⚠️ Status `rejected` bersifat **final**
* ⚠️ Agenda tidak dapat diajukan ulang

***

## 4. Impact Assessment

### 4 Dimensi Penilaian:

#### 1. Dampak Strategis ⭐

**Pertanyaan**: Seberapa strategis kegiatan ini terhadap visi-misi organisasi?

| Rating    | Kriteria                                            |
| --------- | --------------------------------------------------- |
| ⭐ (1)     | Tidak strategis, tidak mendukung visi-misi          |
| ⭐⭐ (2)    | Kurang strategis, sedikit mendukung visi-misi       |
| ⭐⭐⭐ (3)   | Cukup strategis, mendukung beberapa aspek visi-misi |
| ⭐⭐⭐⭐ (4)  | Strategis, mendukung sebagian besar visi-misi       |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) | Sangat strategis, core program visi-misi            |

#### 2. Dampak Penerima Manfaat ⭐

**Pertanyaan**: Seberapa besar manfaat kegiatan ini bagi penerima manfaat?

| Rating    | Kriteria                                     |
| --------- | -------------------------------------------- |
| ⭐ (1)     | Manfaat minimal, penerima sedikit            |
| ⭐⭐ (2)    | Manfaat kurang, penerima terbatas            |
| ⭐⭐⭐ (3)   | Manfaat cukup, penerima moderat              |
| ⭐⭐⭐⭐ (4)  | Manfaat besar, penerima banyak               |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) | Manfaat sangat besar, penerima sangat banyak |

#### 3. Konsekuensi jika Agenda Tidak Tercapai ⭐

**Pertanyaan**: Seberapa besar dampak negatif jika kegiatan ini tidak dilaksanakan?

| Rating    | Kriteria                         |
| --------- | -------------------------------- |
| ⭐ (1)     | Tidak ada konsekuensi            |
| ⭐⭐ (2)    | Konsekuensi minor                |
| ⭐⭐⭐ (3)   | Konsekuensi moderat              |
| ⭐⭐⭐⭐ (4)  | Konsekuensi serius               |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) | Konsekuensi sangat serius/kritis |

#### 4. Dampak Lanjutan (Multiplier Effect) ⭐

**Pertanyaan**: Seberapa besar dampak lanjutan (multiplier effect) dari kegiatan ini?

| Rating    | Kriteria                                   |
| --------- | ------------------------------------------ |
| ⭐ (1)     | Tidak ada dampak lanjutan                  |
| ⭐⭐ (2)    | Dampak lanjutan minimal                    |
| ⭐⭐⭐ (3)   | Dampak lanjutan moderat                    |
| ⭐⭐⭐⭐ (4)  | Dampak lanjutan signifikan                 |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) | Dampak lanjutan sangat besar/berkelanjutan |

### Formula Perhitungan:

```javascript theme={null}
total_stars = strategis + manfaat + konsekuensi + multiplier
// Max total = 20 (5+5+5+5)

impact_score = (total_stars / 20) * 100
// Max score = 100

impact_star_overall = total_stars / 4
// Max overall = 5.00
```

### Contoh Perhitungan:

**Kegiatan: Workshop Kurikulum Merdeka**

| Dimensi                 | Rating    |
| ----------------------- | --------- |
| Dampak Strategis        | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) |
| Dampak Penerima Manfaat | ⭐⭐⭐⭐ (4)  |
| Konsekuensi             | ⭐⭐⭐⭐ (4)  |
| Multiplier Effect       | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) |
| **Total**               | **18**    |

**Hasil**:

* Impact Score = (18/20) \* 100 = **90**
* Impact Star Overall = 18/4 = **4.50** ⭐

***

## 5. Edit Susunan Keanggotaan

**Akses**: Hanya jika `approval_status = approved_by_planning`

**Lokasi**: Tab **Edit Panitia**

### Field yang Dapat Diedit:

| Field             | Editable | Keterangan                        |
| ----------------- | -------- | --------------------------------- |
| **Staf**          | ✅        | Pilih staf untuk setiap peran     |
| **Peran**         | ✅        | Penanggung Jawab, Anggota, dll    |
| **Ketua Panitia** | 🔒       | **Tidak dapat diubah** (readonly) |

### Langkah Edit:

1. Buka agenda dengan status **Menunggu Approval Kepala**
2. Klik tab **Edit Panitia**
3. Edit susunan keanggotaan:
   * Tambah anggota baru: **Tambah Anggota**
   * Edit anggota: Update **Staf** atau **Peran**
   * Hapus anggota: Klik **Delete** (kecuali Ketua Panitia)
4. Klik **Simpan**

**Catatan Penting**:

* ⚠️ **Ketua Panitia tidak dapat dihapus atau diubah**
* ✅ Anggota lain dapat ditambah/diedit/dihapus
* ✅ Peran dapat diubah sesuai kebutuhan

***

## 6. Monitoring Agenda

### 6.1 Agenda yang Perlu Approval

**Filter**: Status = `approved_by_planning`

**Action Required**:

* Review proposal & dokumen
* Impact assessment
* Decide: Approve, Revision, Pending, Reject

### 6.2 Agenda Sudah Disetujui

**Filter**: Status = `approved`

**Status**: Kegiatan siap dilaksanakan

**Action**: Monitoring pasif (tidak ada action)

### 6.3 Agenda Perlu Perbaikan

**Filter**: Status = `revision_required_by_head`

**Status**: Dikembalikan ke Ketua Panitia untuk revisi

**Action**:

* Monitor revisi dari Ketua Panitia
* Review ulang setelah Ketua Panitia submit

### 6.4 Agenda Ditunda/Ditolak

**Filter**: Status = `pending` atau `rejected`

**Status**: Final (tidak dapat diubah)

**Action**: Tidak ada (closed)

***

## 7. Notifikasi

### Notifikasi Dikirim Saat:

| Event                     | Recipient                      | Channel              |
| ------------------------- | ------------------------------ | -------------------- |
| Agenda ApprovedByPlanning | Kepala                         | Telegram/Google Chat |
| Agenda Approved (Kepala)  | Ketua Panitia, Tim Perencanaan | Telegram/Google Chat |
| Revision Required by Head | Ketua Panitia                  | Telegram/Google Chat |
| Agenda Pending            | Ketua Panitia                  | Telegram/Google Chat |
| Agenda Rejected           | Ketua Panitia                  | Telegram/Google Chat |

### Cara Cek Notifikasi:

1. Dashboard → Bell icon
2. Telegram bot
3. Google Chat

***

## 8. Business Rules

### 8.1 Persyaratan Approve

**Wajib**:

* ✅ Impact Assessment (4 dimensi) completed
* ✅ Catatan Kepala diisi
* ✅ Status agenda = `approved_by_planning`

### 8.2 Edit Panitia

**Hanya bisa edit jika**:

* ✅ Status = `approved_by_planning`
* ✅ User role = `kepala`
* ✅ Ketua Panitia tidak dapat diubah

### 8.3 Action Final

**Tidak dapat diubah**:

* ❌ Status `pending` (Tunda/Cancel)
* ❌ Status `rejected` (Tolak)

**Dapat direvisi**:

* ✅ Status `revision_required_by_head` (Ketua Panitia dapat submit ulang)

***

## 9. Workflow Diagram

```mermaid theme={null}
flowchart TD
    A[Menu Approval Kepala] --> B[Filter: Status = ApprovedByPlanning]
    B --> C[Review Proposal + Dokumen]
    C --> D[Impact Assessment]
    D --> E{Apakah layak approve?}
    
    E -->|✅ Ya| F[Setujui]
    E -->|⚠️ Perlu Revisi| G[Perlu Perbaikan]
    E -->|⏸️ Timing Tidak Tepat| H[Tunda/Cancel]
    E -->|❌ Tidak Layak| I[Tolak]
    
    F --> J[Status: approved]
    J --> K[Final Approved]
    
    G --> L[Status: revision_required_by_head]
    L --> M[Kembali ke Ketua Panitia]
    M --> N[Ketua Panitia Revisi]
    N --> O[Submit Ulang]
    O --> P[Tim Perencanaan Review]
    P --> Q[Ke Kepala]
    Q --> C
    
    H --> R[Status: pending - FINAL]
    I --> S[Status: rejected - FINAL]
```

***

## 10. Troubleshooting

### Problem: Tombol Setujui Tidak Muncul

**Penyebab**:

* ❌ Status bukan `approved_by_planning`
* ❌ Sudah diapprove/rejected/pending

**Solusi**:

1. Cek status agenda
2. Pastikan agenda belum diproses

### Problem: Impact Assessment Tidak Bisa Disimpan

**Penyebab**:

* ❌ Ada dimensi yang belum dipilih ratingnya
* ❌ Catatan Kepala kosong

**Solusi**:

1. Pastikan ke-4 dimensi sudah dipilih (1-5⭐)
2. Isi catatan kepala (wajib)

### Problem: Tidak Bisa Edit Panitia

**Penyebab**:

* ❌ Status bukan `approved_by_planning`
* ❌ Bukan role `kepala`

**Solusi**:

1. Pastikan status = `approved_by_planning`
2. Cek role user

### Problem: Ketua Panitia Tidak Bisa Diedit

**Penyebab**:

* ✅ **Ini adalah fitur, bukan bug**
* Ketua Panitia dikunci untuk menjaga akuntabilitas

**Solusi**:

* Jika perlu ganti ketua, Ketua Panitia harus edit di tahap draft/revisi

***

## 11. Tips & Best Practices

### ✅ DO (Lakukan)

1. **Review impact assessment** dengan teliti
2. **Berikan rating yang objektif** sesuai kriteria
3. **Catatan kepala** yang konstruktif dan jelas
4. **Koordinasi dengan Tim Perencanaan** jika ada pertanyaan
5. **Monitor timeline** approval (jangan terlalu lama)
6. **Edit panitia** jika ada posisi krusial yang kosong

### ❌ DON'T (Jangan)

1. **Jangan approve** tanpa impact assessment yang matang
2. **Jangan berikan rating** tanpa evaluasi yang jelas
3. **Jangan tolak/tunda** tanpa alasan yang kuat
4. **Jangan edit panitia** tanpa koordinasi dengan Ketua Panitia
5. **Jangan tunda approval** terlalu lama (menghambat kegiatan)

***

## 12. Matriks Keputusan

| Kondisi                                            | Action yang Disarankan                          |
| -------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| **Strategis + Manfaat Besar + Konsekuensi Tinggi** | ✅ Setujui (5⭐, 5⭐, 5⭐, 5⭐)                      |
| **Strategis + Dokumen Kurang Lengkap**             | ⚠️ Perlu Perbaikan                              |
| **Tidak Strategis + Manfaat Minimal**              | ❌ Tolak                                         |
| **Strategis + Anggaran Tidak Tepat**               | ⚠️ Perlu Perbaikan (koordinasi Tim Perencanaan) |
| **Strategis + Timing Tidak Tepat**                 | ⏸️ Tunda/Cancel                                 |
| **Ragu-ragu / Perlu Diskusi**                      | ⚠️ Perlu Perbaikan (dengan catatan diskusi)     |

## 13. Referensi Guide Lain

* [Pengantar Tape Ketan](/sinergi/tape-ketan/intro) - Overview & Workflow
* [Akses Pegawai](/sinergi/tape-ketan/akses-pegawai) - Panduan Pegawai
* [Akses Perencanaan](/sinergi/tape-ketan/akses-perencanaan) - Panduan Tim Perencanaan
* [Akses Kepala](/sinergi/tape-ketan/akses-kepala) - Panduan Kepala
* [Akses Tim SPI](/sinergi/tape-ketan/akses-spi) - Panduan Tim SPI

***

**Changelog**:

* **2026-02-27**: Guide pertama kali dibuat