> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://panduan.gtkgo.id/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Panduan: Pegawai (Pengusul Kegiatan)

## Role: Pegawai

**Akses**: Semua pegawai yang login dapat membuat agenda.

**URL**: `/app/tape-ketan`

***

## 1. Membuat Agenda Baru

### Langkah 1: Buka Menu Tape Ketan

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu **Tape Ketan** di dashboard
3. Klik tombol **+ Buat Agenda Baru**

### Langkah 2: Isi Informasi Kegiatan

Form yang harus diisi:

#### A. Informasi Umum

| Field               | Wajib | Keterangan            |
| ------------------- | ----- | --------------------- |
| **Judul Kegiatan**  | ✅     | Nama lengkap kegiatan |
| **Tujuan Kegiatan** | ❌     | Deskripsi tujuan      |
| **Lokasi Kegiatan** | ❌     | Tempat pelaksanaan    |
| **Tanggal Mulai**   | ✅     | Tanggal awal          |
| **Tanggal Selesai** | ✅     | Tanggal akhir         |
| **Jam Pembukaan**   | ❌     | Waktu pembukaan       |

#### B. Klasifikasi & Jenis

| Field              | Wajib | Opsi                                                                                                          |
| ------------------ | ----- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Klasifikasi**    | ✅     | Prioritas, Inovasi, Optimalisasi, Arahan Pusat                                                                |
| **Jenis Kegiatan** | ✅     | Diklat, Bimtek, Workshop, Webinar, FGD, Rakor, Sosialisasi, Monev, Layanan Teknis, Capacity Building, Lainnya |
| **Moda**           | ✅     | Luring, Daring, Hybrid                                                                                        |
| **Paket Meeting**  | ❌     | FullDay, FullBoard, None (otomatis None jika Daring)                                                          |
| **Pendanaan**      | ✅     | Rupiah Murni, PNBP, Sharing Cost                                                                              |

#### C. Sasaran & Target

| Field              | Wajib | Keterangan                                                                      |
| ------------------ | ----- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| **Jumlah Sasaran** | ✅     | Jumlah peserta target                                                           |
| **Unsur Sasaran**  | ❌     | Guru, Kepsek, Tendik, Dinas Pendidikan, Operator, Dosen, Siswa, UPT, KGTK, Umum |

#### D. Ketua Panitia

| Field             | Wajib | Keterangan                                                                       |
| ----------------- | ----- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| **Ketua Panitia** | ❌     | Pilih dari database staf (akan otomatis jadi anggota dengan peran Ketua Panitia) |

### Langkah 3: Simpan

* Klik **Simpan** untuk menyimpan sebagai draft
* Agenda akan memiliki status **Draft**

***

## 2. Mengelola Anggota Panitia

**Syarat pengajuan proposal**: Minimal 1 anggota panitia (selain creator)

### Langkah:

1. Buka agenda yang sudah dibuat
2. Klik tab **Anggota**
3. Klik **Tambah Anggota**
4. Pilih **Staf**, **Peran**, dan **Keterangan**
5. Klik **Simpan**

### Peran yang Tersedia:

* Penanggung Jawab
* Ketua Panitia (otomatis jika ada ketua\_id)
* Anggota Panitia
* Peserta
* Narasumber
* Pendamping

### Tips:

* Urutan anggota dapat diatur dengan drag & drop
* Ketua Panitia tidak bisa dihapus jika sudah diset dari form utama

***

## 3. Mengajukan Proposal

### Prasyarat:

* ✅ Minimal 1 anggota panitia
* ✅ Dokumen proposal siap (PDF, max 25MB)

### Langkah:

1. Buka agenda dengan status **Draft**
2. Di halaman **Info**, akan muncul callout **Draft Kegiatan**
3. Jika anggota sudah lengkap, klik tombol **Ajukan Proposal**
4. Upload dokumen proposal (PDF, max 25MB)
5. Klik **Ajukan**

### Setelah Pengajuan:

* Status berubah: **Draft** → **Menunggu Verifikasi Perencanaan**
* Proposal masuk ke dashboard **Tim Perencanaan**
* Notifikasi dikirim ke Tim Perencanaan

***

## 4. Menindaklanjuti Revisi

### Jika Status: Perlu Perbaikan (Perencanaan)

**Artinya**: Tim Perencanaan meminta revisi pada proposal.

**Langkah**:

1. Buka agenda dengan status `revision_required`
2. Baca catatan perbaikan di halaman **Info**
3. Edit agenda sesuai catatan:
   * Update informasi kegiatan (jika perlu)
   * Upload dokumen proposal yang direvisi
4. Klik **Ajukan Proposal** kembali

### Jika Status: Perlu Perbaikan (Kepala)

**Artinya**: Kepala meminta revisi setelah Tim Perencanaan approve.

**Langkah**:

1. Buka agenda dengan status `revision_required_by_head`
2. Baca catatan perbaikan dari Kepala
3. Lakukan revisi yang diminta
4. Upload dokumen revisi (jika ada)
5. Klik **Ajukan Proposal** untuk submit ulang

***

## 5. Mengelola Tugas (Task Management)

**Akses**: Tersedia setelah agenda dibuat.

**Editable**: Semua status kecuali `Rejected`

### Langkah:

1. Buka agenda
2. Klik tab **Tugas**
3. Edit daftar tugas yang sudah ada (template otomatis berdasarkan jenis kegiatan)
4. Tambah tugas manual (opsional):
   * Klik **Tambah Tugas**
   * Isi **Nama Tugas**
   * Pilih **Penanggung Jawab** (anggota panitia)
   * Set **Wajib** (Ya/Tidak)
5. Klik **Simpan**

### Tugas Otomatis (Template)

Berdasarkan jenis kegiatan, sistem membuat tugas otomatis:

* Proposal
* KAK RAB
* Notula Rapat
* Jadwal Kegiatan
* SK Kegiatan Tim
* Surat Permohonan Narasumber/Undangan Peserta
* SPT Panitia/Peserta/Narasumber
* Panduan Pelaksanaan
* Daftar Hadir
* Biodata Narasumber/Peserta
* Daftar Penerimaan ATK/Kit
* Kumpul Materi Narasumber
* SPJ Keuangan
* Dokumentasi Foto/Video
* Laporan Kegiatan

**Catatan**:

* Tugas template tidak bisa dihapus
* Tugas manual bisa dihapus
* SPJ Keuangan selalu `is_required = false`

***

## 6. Mengelola Dokumen

### 6.1 Dokumen Proposal (Saat Pengajuan)

**Lokasi**: Tab **Info** → Callout **Draft Kegiatan**

**Action**: Upload saat mengajukan proposal

### 6.2 Dokumen Telaah & KAK-RAB

**Upload oleh**: Tim Perencanaan (bukan pegawai)

**Lokasi**: Tab **Dokumen** (setelah approval perencanaan)

### 6.3 Dokumen Tugas (Saat Pelaksanaan)

**Akses**: Tersedia jika `approval_status = approved`

**Langkah Upload**:

1. Buka agenda dengan status **Disetujui**
2. Klik tab **Dokumen**
3. Pada tabel tugas, klik **Upload Dokumen** untuk tugas yang belum diupload
4. Pilih tipe:
   * **File**: Upload PDF/Word/Excel (max 25MB)
   * **Link**: Paste URL dokumen
5. Klik **Simpan**

**Dokumen yang Bisa Diupload**:

* Dokumen per tugas (Notula, Jadwal, SK, dll)
* Dokumen Lainnya (Proposal, Telaah, KAK-RAB - readonly)

### 6.4 Hapus Dokumen

**Aturan**:

* ✅ Dokumen tugas bisa dihapus oleh uploader
* ❌ Proposal, Dokumen Telaah, KAK-RAB **tidak bisa dihapus**
* ❌ Dokumen milik orang lain tidak bisa dihapus

**Langkah**:

1. Klik **Aksi** → **Hapus** pada dokumen
2. Konfirmasi penghapusan
3. File akan dihapus dari S3 storage

***

## 7. Mengelola Peserta

**Akses**: Tersedia jika `approval_status = approved`

### 7.1 Tambah Manual

1. Buka agenda
2. Klik tab **Peserta**
3. Klik **Tambah Peserta**
4. Isi data peserta (Nama, Email, Telepon, Instansi, dll)
5. Klik **Simpan**

### 7.2 Import dari Excel

**Syarat**:

* `approval_status = approved`
* `agenda_status = in_progress` atau `report_preparation`
* User adalah creator, ketua, atau anggota agenda

**Format Excel**:

| Kolom          | Wajib | Keterangan          |
| -------------- | ----- | ------------------- |
| nama           | ✅     | Nama lengkap        |
| jenis\_kelamin | ❌     | L/P                 |
| email          | ❌     | Email peserta       |
| telepon        | ❌     | Nomor telepon       |
| pendidikan     | ❌     | Pendidikan terakhir |
| pekerjaan      | ❌     | Pekerjaan           |
| nip            | ❌     | NIP (jika PNS)      |
| instansi       | ❌     | Instansi asal       |
| jabatan        | ❌     | Jabatan             |
| provinsi       | ❌     | Provinsi asal       |
| kab\_kota      | ❌     | Kabupaten/Kota      |
| peran          | ❌     | peserta/narasumber  |

**Langkah**:

1. Klik tab **Peserta**
2. Klik **Import Peserta**
3. Download template (opsional)
4. Upload file Excel
5. Klik **Import**

***

## 8. Mengisi Evaluasi Kegiatan

**Akses**: Hanya jika `approval_status = approved`

**Waktu Pengisian**: Setelah kegiatan selesai (status `report_preparation`)

### Langkah:

1. Buka agenda
2. Klik tab **Evaluasi**
3. Isi field berikut:

#### A. Faktor Keberhasilan

* Deskripsi faktor-faktor yang mendukung keberhasilan
* Gunakan markdown editor (bullet list, ordered list)

#### B. Jenis Kendala

* Pilih satu atau lebih:
  * Anggaran
  * Waktu
  * SDM
  * Sarpras
  * Cuaca
  * Lainnya

#### C. Kendala

* Deskripsi detail kendala yang dihadapi
* Gunakan markdown editor

#### D. Solusi

* Deskripsi solusi yang diterapkan
* Gunakan markdown editor

4. Klik **Simpan**

### Tips:

* Evaluasi yang lengkap akan meningkatkan kualitas laporan
* Data evaluasi digunakan untuk monitoring SPI

***

## 9. Mengelola Anggaran

**Akses**: Hanya status **Draft**

**Editable**: Hanya `approval_status = draft`

### Langkah:

1. Buka agenda dengan status **Draft**
2. Klik tab **Anggaran**
3. Isi field:
   * **Rencana Anggaran**: Input nominal (Rp)
   * **Realisasi Anggaran**: Kosongkan (diisi tim keuangan)
   * **Klasifikasi Program**: Pilih dari dropdown
   * **Paket Meeting**: Pilih sesuai kebutuhan
   * **Pendanaan**: Pilih sumber dana
4. Klik **Simpan**

**Catatan**:

* Setelah diajukan, anggaran hanya bisa diedit oleh Tim Perencanaan
* Realisasi anggaran diisi oleh tim keuangan setelah kegiatan selesai

***

## 10. Monitoring Status

### Status yang Perlu Dipantau

| Status                              | Aksi yang Diperlukan                              |
| ----------------------------------- | ------------------------------------------------- |
| **Draft**                           | Lengkapi anggota, upload proposal, ajukan         |
| **Menunggu Verifikasi Perencanaan** | Tunggu review, pantau notifikasi                  |
| **Perlu Perbaikan**                 | Baca catatan, revisi, ajukan ulang                |
| **Menunggu Approval Kepala**        | Tunggu review kepala                              |
| **Disetujui**                       | Mulai pelaksanaan, upload dokumen, import peserta |
| **Sedang Berjalan**                 | Lanjutkan kegiatan, dokumentasi                   |
| **Penyusunan Laporan**              | Isi evaluasi, lengkapi dokumen                    |
| **Arsip**                           | Kegiatan selesai                                  |

### Cara Monitoring:

1. Buka dashboard **Tape Ketan**
2. Lihat kolom **Status** pada tabel agenda
3. Badge warna menunjukkan status:
   * 🟡 Kuning: Draft/InProgress
   * 🔵 Biru: Submitted/ApprovedByPlanning
   * 🟢 Hijau: Approved
   * 🔴 Merah: Rejected/Pending
   * 🟠 Orange: RevisionRequired

***

## 11. Microsite (Opsional)

**Fitur**: Membuat microsite otomatis untuk kegiatan

**Syarat**:

* `approval_status = approved`
* Belum ada microsite

### Langkah:

1. Buka agenda yang sudah approved
2. Di halaman **Info**, cari section **Microsite**
3. Klik **Buat Microsite**
4. Microsite akan dibuat otomatis dengan:
   * Judul: Nama agenda
   * Tema: Default
   * Status: Active

**URL Microsite**: `/microsite/{slug}`

***

## Tips & Best Practices

### ✅ DO (Lakukan)

1. **Tambah minimal 1 anggota** sebelum mengajukan proposal
2. **Upload proposal berkualitas** (PDF jelas, lengkap)
3. **Pantau notifikasi** untuk update status approval
4. **Dokumentasi lengkap** selama pelaksanaan
5. **Isi evaluasi** segera setelah kegiatan selesai
6. **Import peserta** jika jumlah banyak (>10)

### ❌ DON'T (Jangan)

1. **Jangan ajukan proposal kosong** tanpa anggota
2. **Jangan upload file blur** atau tidak terbaca
3. **Jangan edit agenda** setelah approved
4. **Jangan hapus dokumen** penting (Proposal, Telaah, KAK-RAB)
5. **Jangan lupa isi evaluasi** (wajib untuk pelaporan)

***

## Troubleshooting

### Problem: Tombol "Ajukan Proposal" Tidak Muncul

**Penyebab**:

* ❌ Belum ada anggota panitia
* ❌ Status bukan Draft/Revision Required

**Solusi**:

1. Tambah minimal 1 anggota di tab **Anggota**
2. Pastikan status agenda adalah **Draft**

### Problem: Upload Dokumen Gagal

**Penyebab**:

* ❌ File > 25MB
* ❌ Format file tidak didukung
* ❌ Koneksi internet terganggu

**Solusi**:

1. Compress file PDF (\< 25MB)
2. Pastikan format: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX
3. Cek koneksi internet
4. Coba upload ulang

### Problem: Tidak Bisa Edit Agenda

**Penyebab**:

* ❌ Status approval bukan Draft/Revision Required
* ❌ Bukan creator/agenda
* ❌ Status Archived/Cancel

**Solusi**:

1. Tunggu revisi dari Tim Perencanaan/Kepala
2. Hubungi admin jika perlu perubahan mendesak

### Problem: Import Peserta Error

**Penyebab**:

* ❌ Format Excel salah
* ❌ Kolom wajib kosong
* ❌ Status approval belum Approved

**Solusi**:

1. Download template import
2. Pastikan kolom **nama** terisi
3. Pastikan `approval_status = approved`

***

## Referensi Guide Lain

* [Pengantar Tape Ketan](/sinergi/tape-ketan/intro) - Overview & Workflow
* [Akses Pegawai](/sinergi/tape-ketan/akses-pegawai) - Panduan Pegawai
* [Akses Perencanaan](/sinergi/tape-ketan/akses-perencanaan) - Panduan Tim Perencanaan
* [Akses Kepala](/sinergi/tape-ketan/akses-kepala) - Panduan Kepala
* [Akses Tim SPI](/sinergi/tape-ketan/akses-spi) - Panduan Tim SPI

***

**Changelog**:

* **2026-02-27**: Guide pertama kali dibuat