> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://panduan.gtkgo.id/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Panduan: Aproval Tim Perencanaan

## Role: Tim Perencanaan

**Akses**: User dengan role `tim_perencanaan`

**URL**: `/app/approval-perencanaans`

## Overview

Tim Perencanaan bertanggung jawab melakukan **verifikasi awal** terhadap proposal kegiatan yang diajukan oleh pegawai.

### Tugas Utama:

1. ✅ Review proposal (desain kegiatan)
2. ✅ Upload Dokumen Telaah
3. ✅ Upload KAK & RAB
4. ✅ Edit anggaran dan klasifikasi program
5. ✅ Decide: Setujui, Perlu Perbaikan, atau Tolak

***

## 1. Akses Dashboard Approval

### Langkah:

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu **Approval Perencanaan** di dashboard
3. Lihat daftar agenda yang menunggu review

### Filter Status:

* **Submitted**: Menunggu verifikasi (action required)
* **ApprovedByPlanning**: Sudah disetujui Tim Perencanaan
* **RevisionRequired**: Dikembalikan untuk perbaikan
* **Rejected**: Ditolak

***

## 2. Review Proposal

### Langkah:

1. Klik agenda dengan status **Submitted**
2. Baca informasi kegiatan di halaman **Info**:
   * Judul kegiatan
   * Tujuan & lokasi
   * Tanggal pelaksanaan
   * Jumlah sasaran
   * Anggota panitia
   * Rencana anggaran
3. Download dan review **Dokumen Proposal** (PDF)
4. Evaluasi kesesuaian dengan rencana kerja tahunan

***

## 3. Action Approval

Terdapat 3 aksi yang dapat dilakukan:

### 3.1 Setujui (Approve)

**Kondisi**: Proposal lengkap dan sesuai rencana.

**Syarat Wajib**:

* ✅ Upload Dokumen Telaah (PDF, max 25MB)
* ✅ Upload KAK & RAB (PDF, max 25MB)
* ✅ Isi catatan singkat hasil telaah

**Langkah**:

1. Klik tombol **Setujui** di halaman review
2. Modal form akan muncul dengan field:
   * **Dokumen Telaah**: Upload PDF
   * **Dokumen KAK & RAB**: Upload PDF
   * **Catatan Singkat Hasil Telaah**: Text area
3. Lengkapi semua field wajib
4. Klik **Simpan**

**Hasil**:

* Status: `submitted` → `approved_by_planning`
* Agenda masuk ke dashboard **Kepala** untuk approval 2
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dan Kepala

***

### 3.2 Perlu Perbaikan (Request Revision)

**Kondisi**: Proposal perlu perbaikan/revisi.

**Langkah**:

1. Klik tombol **Perlu Perbaikan**
2. Modal form akan muncul
3. Isi **Alasan / Catatan Perbaikan** (wajib)
   * Jelaskan detail yang perlu diperbaiki
   * Berikan saran perbaikan yang jelas
4. Klik **Simpan**

**Hasil**:

* Status: `submitted` → `revision_required`
* Agenda kembali ke Ketua Panitia untuk direvisi
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dengan catatan perbaikan

**Catatan**:

* Ketua Panitia akan upload proposal revisi dan submit ulang
* Setelah revisi, status kembali ke `submitted`

***

### 3.3 Tolak (Reject)

**Kondisi**: Proposal tidak layak/tidak sesuai rencana.

**Langkah**:

1. Klik tombol **Tolak**
2. Modal konfirmasi muncul
3. Isi **Alasan Penolakan** (wajib)
   * Jelaskan alasan penolakan secara detail
4. Klik **Tolak**

**Hasil**:

* Status: `submitted` → `rejected`
* Agenda tidak dapat diajukan ulang (final)
* Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia

**Peringatan**:

* Penolakan bersifat final
* Ketua Panitia harus membuat agenda baru jika ingin mengajukan kegiatan

***

## 4. Mengedit Anggaran & Klasifikasi

**Akses**: Hanya jika `approval_status = submitted`

**Lokasi**: Tab **Anggaran**

### Field yang Dapat Diedit:

#### A. Ringkasan Anggaran

| Field                  | Editable | Keterangan                 |
| ---------------------- | -------- | -------------------------- |
| **Rencana Anggaran**   | ✅        | Nominal anggaran (Rp)      |
| **Realisasi Anggaran** | ✅        | Akan diisi tim keuangan    |
| **Selisih Anggaran**   | 🔒       | Auto-calculated (readonly) |

#### B. Klasifikasi Program

| Field             | Editable | Opsi                                           |
| ----------------- | -------- | ---------------------------------------------- |
| **Kode Program**  | ✅        | Pilih dari aktivitas (filter tahun anggaran)   |
| **Klasifikasi**   | ✅        | Prioritas, Inovasi, Optimalisasi, Arahan Pusat |
| **Paket Meeting** | ✅        | FullDay, FullBoard, None                       |
| **Pendanaan**     | ✅        | Rupiah Murni, PNBP, Sharing Cost               |

### Langkah Edit:

1. Buka agenda dengan status **Menunggu Verifikasi Perencanaan**
2. Klik tab **Anggaran**
3. Edit field yang diperlukan
4. Klik **Simpan**

**Catatan**:

* Perubahan anggaran akan tersimpan saat approve
* Kode program harus sesuai tahun anggaran kegiatan

***

## 5. Upload Dokumen Review

### 5.1 Dokumen Telaah

**Fungsi**: Dokumen hasil telaah Tim Perencanaan

**Format**: PDF, max 25MB

**Upload**: Saat action **Setujui**

**Storage**: `agenda/dokumen/review/{year}/`

### 5.2 KAK & RAB

**Fungsi**: Kerangka Acuan Kerja & Rencana Anggaran Biaya

**Format**: PDF, max 25MB

**Upload**: Saat action **Setujui**

**Storage**: `agenda/dokumen/review/{year}/`

### 5.3 Replace Dokumen

**Kondisi**: Upload ulang dokumen yang sudah ada

**Proses**:

1. Upload file baru dengan nama yang sama
2. File lama akan **otomatis dihapus** dari S3
3. File baru menggantikan file lama

**Catatan**:

* Pastikan file sudah final sebelum upload
* Replace hanya terjadi jika path file berbeda

***

## 6. Monitoring Agenda

### 6.1 Agenda yang Perlu Review

**Filter**: Status = `submitted`

**Action**:

* Review proposal
* Upload dokumen telaah & KAK-RAB
* Decide: Approve, Revision, Reject

### 6.2 Agenda Sudah Disetujui

**Filter**: Status = `approved_by_planning`

**Status**: Menunggu approval Kepala

**Action**: Tidak ada (passive monitoring)

### 6.3 Agenda Perlu Perbaikan

**Filter**: Status = `revision_required`

**Status**: Dikembalikan ke Ketua Panitia

**Action**:

* Monitor revisi dari Ketua Panitia
* Review ulang setelah Ketua Panitia submit

***

## 7. Notifikasi

### Notifikasi Dikirim Saat:

| Event              | Recipient             | Channel  |
| ------------------ | --------------------- | -------- |
| Proposal Submitted | Tim Perencanaan       | Telegram |
| Proposal Approved  | Ketua Panitia, Kepala | Telegram |
| Revision Required  | Ketua Panitia         | Telegram |
| Proposal Rejected  | Ketua Panitia         | Telegram |

### Cara Cek Notifikasi:

1. Dashboard → Bell icon
2. Telegram bot (jika terintegrasi)

***

## 8. Business Rules

### 8.1 Persyaratan Approve

**Wajib**:

* ✅ Dokumen Telaah uploaded
* ✅ KAK & RAB uploaded
* ✅ Catatan telaah diisi
* ✅ Status agenda = `submitted`

### 8.2 Edit Anggaran

**Hanya bisa edit jika**:

* ✅ Status = `submitted`
* ✅ User role = `tim_perencanaan`

### 8.3 Hapus Dokumen

**Tidak bisa dihapus**:

* ❌ Proposal (milik Ketua Panitia)
* ❌ Dokumen Telaah (setelah approve)
* ❌ KAK & RAB (setelah approve)

**Alasan**: Dokumen penting untuk audit trail

***

## 9. Troubleshooting

### Problem: Tombol Setujui Tidak Aktif

**Penyebab**:

* ❌ Status bukan `submitted`
* ❌ Sudah diapprove/rejected

**Solusi**:

1. Cek status agenda
2. Pastikan agenda belum diproses

### Problem: Upload Dokumen Gagal

**Penyebab**:

* ❌ File > 25MB
* ❌ Format bukan PDF
* ❌ Koneksi terganggu

**Solusi**:

1. Compress PDF (\< 25MB)
2. Pastikan format PDF
3. Cek koneksi internet

### Problem: Tidak Bisa Edit Anggaran

**Penyebab**:

* ❌ Status bukan `submitted`
* ❌ Bukan role `tim_perencanaan`

**Solusi**:

1. Pastikan status = `submitted`
2. Cek role user

### Problem: Agenda Tidak Muncul di Dashboard

**Penyebab**:

* ❌ Filter status tidak sesuai
* ❌ Pagination

**Solusi**:

1. Reset filter ke **All**
2. Cek pagination
3. Gunakan search jika perlu

***

## 10. Tips & Best Practices

### ✅ DO (Lakukan)

1. **Review detail proposal** sebelum approve
2. **Upload dokumen telaah** yang jelas dan lengkap
3. **Berikan catatan** yang konstruktif untuk revisi
4. **Koordinasi dengan Ketua Panitia** jika ada pertanyaan
5. **Monitor timeline** approval (jangan terlalu lama)
6. **Pastikan anggaran** sesuai dengan rencana kerja

### ❌ DON'T (Jangan)

1. **Jangan approve** tanpa review dokumen
2. **Jangan upload** dokumen yang salah
3. **Jangan tolak** tanpa alasan yang jelas
4. **Jangan edit** anggaran tanpa koordinasi
5. **Jangan tunda** approval terlalu lama

***

## 11. Workflow Diagram

```mermaid theme={null}
flowchart TD
    A[Menu Approval Perencanaan] --> B[Filter: Status = Submitted]
    B --> C[Review Proposal]
    C --> D{Apakah proposal layak?}
    
    D -->|✅ Ya| E[Setujui]
    D -->|❌ Tidak| F[Perlu Perbaikan]
    
    E --> G[Upload:\n- Telaah\n- KAK & RAB\n- Catatan]
    G --> H[Simpan]
    H --> I[Status: approved_by_planning]
    I --> J[Ke Kepala]
    
    F --> K[Isi Catatan Perbaikan]
    K --> L[Simpan]
    L --> M[Status: revision_required]
    M --> N[Kembali ke Ketua Panitia]
    N --> O[Ketua Panitia Revisi]
    O --> P[Submit Ulang]
    P --> C
```

***

## 12. Referensi Guide Lain

* [Pengantar Tape Ketan](/sinergi/tape-ketan/intro) - Overview & Workflow
* [Akses Pegawai](/sinergi/tape-ketan/akses-pegawai) - Panduan Pegawai
* [Akses Perencanaan](/sinergi/tape-ketan/akses-perencanaan) - Panduan Tim Perencanaan
* [Akses Kepala](/sinergi/tape-ketan/akses-kepala) - Panduan Kepala
* [Akses Tim SPI](/sinergi/tape-ketan/akses-spi) - Panduan Tim SPI

***

**Changelog**:

* **2026-02-27**: Guide pertama kali dibuat