> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://panduan.gtkgo.id/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Pengantar Fitur Tape Ketan (Agenda)

## Deskripsi Umum

**Tape Ketan** (Tata Kelola Kegiatan) adalah sistem pengelolaan agenda kegiatan yang terintegrasi, mencakup seluruh siklus dari perencanaan, approval workflow, pelaksanaan, hingga pelaporan dan evaluasi.

Sistem ini dirancang untuk memastikan setiap kegiatan memiliki:

* ✅ Perencanaan yang matang dan terdokumentasi
* ✅ Approval berjenjang (Tim Perencanaan → Kepala)
* ✅ Administrasi yang lengkap (anggota, peserta, tugas, dokumen)
* ✅ Monitoring dan evaluasi pasca kegiatan

***

## Alur Workflow

```mermaid theme={null}
graph TD
    A[📝 Pegawai: Buat Usulan Kegiatan] --> B[📄 Upload Desain Kegiatan]
    B --> C{🔍 Tim Perencanaan Review}
    C -->|Revisi| A
    C -->|Tolak| END1[❌ Ditolak]
    C -->|Setujui| D{👔 Kepala Review}
    D -->|Revisi| A
    D -->|Tunda/Cancel| END2[⏸️ Ditunda]
    D -->|Tolak| END3[❌ Ditolak]
    D -->|Setujui| E[✅ Approved]
    E --> F[🎯 Pelaksanaan Kegiatan]
    F --> G[📊 Evaluasi & Laporan]
    G --> H{📋 Administrasi Lengkap?}
    H -->|No| G
    H -->|Yes| I[🔍 SPI Verifikasi]
    I --> J[📦 Archived]
```

***

## Status dalam Sistem

### Approval Status (Status Persetujuan)

| Status                      | Label                               | Deskripsi                                  |
| --------------------------- | ----------------------------------- | ------------------------------------------ |
| `draft`                     | **Draft**                           | Agenda baru dibuat, belum diajukan         |
| `submitted`                 | **Menunggu Verifikasi Perencanaan** | Diajukan ke Tim Perencanaan                |
| `approved_by_planning`      | **Menunggu Approval Kepala**        | Disetujui Tim Perencanaan, menunggu Kepala |
| `revision_required`         | **Perlu Perbaikan (Perencanaan)**   | Perlu revisi dari Tim Perencanaan          |
| `revision_required_by_head` | **Perlu Perbaikan (Kepala)**        | Perlu revisi dari Kepala                   |
| `approved`                  | **Disetujui**                       | Disetujui penuh, siap dilaksanakan         |
| `pending`                   | **Ditunda/Cancel**                  | Ditunda atau dibatalkan oleh Kepala        |
| `rejected`                  | **Ditolak**                         | Ditolak oleh Tim Perencanaan atau Kepala   |

### Agenda Status (Status Pelaksanaan)

| Status               | Label                  | Deskripsi                            |
| -------------------- | ---------------------- | ------------------------------------ |
| `draft`              | **Draft**              | Agenda masih dalam tahap perencanaan |
| `not_started`        | **Belum Dimulai**      | Approved tapi belum mulai            |
| `in_progress`        | **Sedang Berjalan**    | Kegiatan sedang dilaksanakan         |
| `report_preparation` | **Penyusunan Laporan** | Kegiatan selesai, sedang laporan     |
| `archived`           | **Arsip**              | Kegiatan selesai dan diarsipkan      |
| `cancel`             | **Dibatalkan**         | Kegiatan dibatalkan                  |

***

## Role dan Akses

| Role                | Create | View              | Edit               | Approval     | Archive          |
| ------------------- | ------ | ----------------- | ------------------ | ------------ | ---------------- |
| **Pegawai**         | ✅      | ✅ (milik sendiri) | ✅ (draft/revision) | ❌            | ❌                |
| **Tim Perencanaan** | ✅      | ✅ Semua           | ✅ (anggaran)       | ✅ Approval 1 | ❌                |
| **Kepala**          | ✅      | ✅ Semua           | ✅ (anggota)        | ✅ Approval 2 | ❌                |
| **SPI**             | ❌      | ✅ Semua           | ❌                  | ❌            | ✅ (jika lengkap) |

### Hak Akses Detail

#### Pegawai

* Membuat agenda baru
* Mengedit agenda sendiri (status draft/revision)
* Upload desain kegiatan dan dokumen
* Mengelola anggota, peserta, tugas
* Mengisi evaluasi

#### Tim Perencanaan

* Review desain kegiatan (approval 1)
* Edit anggaran dan klasifikasi program
* Upload dokumen telaah & KAK-RAB
* Action: Setujui, Perlu Perbaikan, Tolak

#### Kepala

* Review desain kegiatan (approval 2)
* Impact assessment (4 dimensi)
* Edit susunan keanggotaan
* Action: Setujui, Perlu Perbaikan, Tunda/Cancel, Tolak

#### SPI

* View-only access ke semua agenda
* Monitoring evaluasi kegiatan
* Akses dokumen dan laporan
* **Archive agenda** jika administrasi lengkap (dokumen, evaluasi, peserta)

***

## Struktur Menu Tape Ketan

```
Tape Ketan (/app/tape-ketan)
├── Daftar Agenda (Table)
├── Create Agenda
└── Detail Agenda
    ├── Info (ViewAgenda)
    ├── Anggota (ManageAgendaAnggota)
    ├── Tugas (ManageAgendaTugas)
    ├── Dokumen (ManageAgendaDokumen)
    ├── Evaluasi (ManageAgendaEvaluasi)
    ├── Anggaran (ManageAgendaAnggaran)
    └── Peserta (ManageAgendaPeserta)
```

### Menu Approval Terpisah

```
Approval Perencanaan (/app/approval-perencanaans)
└── Review Desain Kegiatan (Tim Perencanaan)

Approval Kepala (/app/approval-kepalas)
└── Review Desain Kegiatan (Kepala)
```

***

## Dokumen Wajib

### Saat Pengajuan (Draft → Submitted)

1. **Proposal** (Desain Kegiatan) - PDF, max 25MB

### Saat Approval Perencanaan (Submitted → ApprovedByPlanning)

1. **Dokumen Telaah** - PDF, max 25MB
2. **KAK & RAB** - PDF, max 25MB

### Saat Pelaksanaan (Approved)

1. **Dokumen Tugas** (variabel per jenis kegiatan)
2. **Daftar Hadir**
3. **Dokumentasi**
4. **SPJ Keuangan**

### Saat Evaluasi (Report Preparation)

1. **Laporan Kegiatan**
2. **Faktor Keberhasilan**
3. **Kendala & Solusi**

***

## Business Rules Penting

### Pengajuan Proposal/Desain Kegiatan

* Minimal 1 anggota panitia (selain creator)
* Upload dokumen desain kegiatan wajib
* Hanya bisa diajukan jika status `draft`, `revision_required`, atau `revision_required_by_head`

### Approval Perencanaan

* Hanya bisa approve jika status `submitted`
* Wajib upload Dokumen Telaah & KAK-RAB
* Dapat mengedit anggaran dan klasifikasi

### Approval Kepala

* Hanya bisa approve jika status `approved_by_planning`
* Wajib impact assessment (4 dimensi, scale 1-5)
* Dapat mengedit susunan keanggotaan

### Pelaksanaan

* Import peserta hanya tersedia jika `approval_status = approved`
* Upload dokumen tugas hanya untuk anggota agenda
* Dokumen Proposal, Telaah, KAK-RAB tidak bisa dihapus

### Evaluasi

* Hanya bisa diisi jika `approval_status = approved`
* Berisi faktor keberhasilan, kendala, dan solusi

***

## Notifikasi

Sistem mengirim notifikasi otomatis untuk event:

* ✅ Proposal/Desain Kegiatan diajukan
* ✅ Proposal disetujui (perencanaan/kepala)
* ✅ Perlu perbaikan
* ✅ Proposal ditolak
* ✅ Agenda ditunda/dibatalkan

Notifikasi dikirim via:

* [Telegram](https://t.me/+XadhwMvihb41NGRl)
* [Google Chat](https://chat.google.com/room/AAQAlw8CNk4?cls=7)

***

## File Storage

Semua dokumen disimpan di **S3 Storage** dengan struktur:

```
agenda/
├── dokumen/
│   ├── 2026/
│   └── review/
│       └── 2026/
```

### File Types & Size Limits

* **PDF**: Max 25MB (proposal, telaah, KAK-RAB)
* **Word/Excel**: Max 25MB (dokumen pendukung)
* **Link URL**: Tidak ada batasan ukuran

## Changelog

* **2026-02-27**: Guide book pertama kali dibuat
* **Slug**: `tape-ketan` (URL: `/app/tape-ketan`)