Notula Rapat

Fitur Notula Rapat berfungsi sebagai pusat dokumentasi untuk semua kegiatan rapat yang diselenggarakan. Tujuannya adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola informasi penting dari setiap rapat, termasuk:

• Detail rapat (judul, waktu, tempat, pimpinan).
• Poin-poin penting atau notulensi.
• Dokumen notula resmi dan daftar hadir.
• Dokumentasi berupa foto.

Fitur ini memastikan semua hasil rapat terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses kembali.

---

​

Tampilan Utama

Halaman utama fitur Rapat menampilkan daftar semua rapat yang telah diinput, diurutkan berdasarkan tanggal terbaru.

• Tanggal Kegiatan: Tanggal pelaksanaan rapat.
• Judul: Judul atau topik utama rapat.
• Tim Kerja: Program prioritas yang terkait dengan rapat tersebut.
• Tags: Label untuk kategorisasi.
• Tombol Aksi:
  • View (ikon mata): Untuk melihat detail lengkap rapat, termasuk notulensi dan dokumentasi.

---

​

Alur Penggunaan

​

Langkah 1: Membuat Entri Rapat Baru

Langkah ini bertujuan untuk mencatat informasi dasar mengenai rapat yang akan atau telah dilaksanakan.

1. Klik tombol New Rapat di pojok kanan atas.

2. Isi formulir “Detail Rapat”:
   • Judul Rapat: Topik yang akan dibahas (wajib).
   • Tanggal: Tanggal pelaksanaan rapat (wajib).
   • Tempat: Lokasi rapat.
   • Pimpinan Rapat: Pilih nama pimpinan rapat dari daftar (wajib).
   • Point Penting: Gunakan editor untuk mencatat poin-poin atau ringkasan hasil rapat.
3. Isi formulir di sebelah kanan:
   • Program Prioritas: Pilih program yang relevan (wajib).
   • Tags: Tambahkan kata kunci terkait.
   • Notulen: Pilih nama pegawai yang bertugas sebagai notulen (wajib).
4. Klik tombol Create untuk menyimpan.

​

Langkah 2: Melengkapi Dokumen & Dokumentasi

Setelah rapat dibuat, Anda akan diarahkan ke halaman detail (View). Di halaman inilah Anda melengkapi semua berkas pendukung.

​

Mengunggah Notula & Daftar Hadir

1. Pada halaman detail, lihat di bagian kanan atas. Anda akan menemukan tombol:
   • Upload Notula Rapat
   • Upload Daftar Hadir
2. Klik salah satu tombol tersebut. Anda akan diarahkan ke halaman Edit untuk mengunggah file yang sesuai.
3. Setelah file diunggah dan disimpan, tombol akan berubah menjadi nama file dan berfungsi sebagai link untuk mengunduh.

​

Mengunggah Foto Dokumentasi

1. Gulir ke bawah ke bagian “Dokumentasi”. Terdapat 4 slot foto yang tersedia.
2. Untuk mengunggah foto, klik ikon upload (panah ke atas) pada slot yang masih kosong.
3. Sebuah modal akan muncul. Pilih dan unggah file gambar Anda. Sistem akan otomatis melakukan resize.
4. Ulangi untuk slot foto lainnya. Jika ingin mengganti foto, klik kembali pada gambar yang sudah ada.

​

Langkah 3: Melihat, Mengedit, dan Menghapus

​

Melihat Detail

Dari halaman daftar utama, klik tombol View pada salah satu rapat untuk melihat semua informasi detail, notulensi, dan dokumentasi yang sudah diunggah.

​

Mengedit Rapat

Hanya pengguna yang membuat entri kegiatan yang dapat mengeditnya.

1. Masuk ke halaman detail rapat (langkah View di atas).
2. Klik tombol Edit (ikon pensil) di pojok kanan atas halaman.
3. Anda akan diarahkan kembali ke halaman formulir untuk mengubah data utama rapat.

​

Menghapus Rapat

Hanya pengguna yang membuat entri kegiatan yang dapat mengeditnya. Tindakan penghapusan biasanya tersedia di dalam halaman Edit.