Skip to main content

​
Deskripsi Umum

Tape Ketan (Tata Kelola Kegiatan) adalah sistem pengelolaan agenda kegiatan yang terintegrasi, mencakup seluruh siklus dari perencanaan, approval workflow, pelaksanaan, hingga pelaporan dan evaluasi. Sistem ini dirancang untuk memastikan setiap kegiatan memiliki:
  • ✅ Perencanaan yang matang dan terdokumentasi
  • ✅ Approval berjenjang (Tim Perencanaan → Kepala)
  • ✅ Administrasi yang lengkap (anggota, peserta, tugas, dokumen)
  • ✅ Monitoring dan evaluasi pasca kegiatan

​
Alur Workflow

​
Status dalam Sistem

​
Approval Status (Status Persetujuan)

StatusLabelDeskripsi
draftDraftAgenda baru dibuat, belum diajukan
submittedMenunggu Verifikasi PerencanaanDiajukan ke Tim Perencanaan
approved_by_planningMenunggu Approval KepalaDisetujui Tim Perencanaan, menunggu Kepala
revision_requiredPerlu Perbaikan (Perencanaan)Perlu revisi dari Tim Perencanaan
revision_required_by_headPerlu Perbaikan (Kepala)Perlu revisi dari Kepala
approvedDisetujuiDisetujui penuh, siap dilaksanakan
pendingDitunda/CancelDitunda atau dibatalkan oleh Kepala
rejectedDitolakDitolak oleh Tim Perencanaan atau Kepala

​
Agenda Status (Status Pelaksanaan)

StatusLabelDeskripsi
draftDraftAgenda masih dalam tahap perencanaan
not_startedBelum DimulaiApproved tapi belum mulai
in_progressSedang BerjalanKegiatan sedang dilaksanakan
report_preparationPenyusunan LaporanKegiatan selesai, sedang laporan
archivedArsipKegiatan selesai dan diarsipkan
cancelDibatalkanKegiatan dibatalkan

​
Role dan Akses

RoleCreateViewEditApprovalArchive
Pegawai✅✅ (milik sendiri)✅ (draft/revision)❌❌
Tim Perencanaan✅✅ Semua✅ (anggaran)✅ Approval 1❌
Kepala✅✅ Semua✅ (anggota)✅ Approval 2❌
SPI❌✅ Semua❌❌✅ (jika lengkap)

​
Hak Akses Detail

​
Pegawai

  • Membuat agenda baru
  • Mengedit agenda sendiri (status draft/revision)
  • Upload desain kegiatan dan dokumen
  • Mengelola anggota, peserta, tugas
  • Mengisi evaluasi

​
Tim Perencanaan

  • Review desain kegiatan (approval 1)
  • Edit anggaran dan klasifikasi program
  • Upload dokumen telaah & KAK-RAB
  • Action: Setujui, Perlu Perbaikan, Tolak

​
Kepala

  • Review desain kegiatan (approval 2)
  • Impact assessment (4 dimensi)
  • Edit susunan keanggotaan
  • Action: Setujui, Perlu Perbaikan, Tunda/Cancel, Tolak

​
SPI

  • View-only access ke semua agenda
  • Monitoring evaluasi kegiatan
  • Akses dokumen dan laporan
  • Archive agenda jika administrasi lengkap (dokumen, evaluasi, peserta)

​
Struktur Menu Tape Ketan

Tape Ketan (/app/tape-ketan)
├── Daftar Agenda (Table)
├── Create Agenda
└── Detail Agenda
    ├── Info (ViewAgenda)
    ├── Anggota (ManageAgendaAnggota)
    ├── Tugas (ManageAgendaTugas)
    ├── Dokumen (ManageAgendaDokumen)
    ├── Evaluasi (ManageAgendaEvaluasi)
    ├── Anggaran (ManageAgendaAnggaran)
    └── Peserta (ManageAgendaPeserta)

Approval Perencanaan (/app/approval-perencanaans)
└── Review Desain Kegiatan (Tim Perencanaan)

Approval Kepala (/app/approval-kepalas)
└── Review Desain Kegiatan (Kepala)

​
Dokumen Wajib

​
Saat Pengajuan (Draft → Submitted)

  1. Proposal (Desain Kegiatan) - PDF, max 25MB

​
Saat Approval Perencanaan (Submitted → ApprovedByPlanning)

  1. Dokumen Telaah - PDF, max 25MB
  2. KAK & RAB - PDF, max 25MB

​
Saat Pelaksanaan (Approved)

  1. Dokumen Tugas (variabel per jenis kegiatan)
  2. Daftar Hadir
  3. Dokumentasi
  4. SPJ Keuangan

​
Saat Evaluasi (Report Preparation)

  1. Laporan Kegiatan
  2. Faktor Keberhasilan
  3. Kendala & Solusi

​
Business Rules Penting

​
Pengajuan Proposal/Desain Kegiatan

  • Minimal 1 anggota panitia (selain creator)
  • Upload dokumen desain kegiatan wajib
  • Hanya bisa diajukan jika status draft, revision_required, atau revision_required_by_head

​
Approval Perencanaan

  • Hanya bisa approve jika status submitted
  • Wajib upload Dokumen Telaah & KAK-RAB
  • Dapat mengedit anggaran dan klasifikasi

​
Approval Kepala

  • Hanya bisa approve jika status approved_by_planning
  • Wajib impact assessment (4 dimensi, scale 1-5)
  • Dapat mengedit susunan keanggotaan

​
Pelaksanaan

  • Import peserta hanya tersedia jika approval_status = approved
  • Upload dokumen tugas hanya untuk anggota agenda
  • Dokumen Proposal, Telaah, KAK-RAB tidak bisa dihapus

​
Evaluasi

  • Hanya bisa diisi jika approval_status = approved
  • Berisi faktor keberhasilan, kendala, dan solusi

​
Notifikasi

Sistem mengirim notifikasi otomatis untuk event:
  • ✅ Proposal/Desain Kegiatan diajukan
  • ✅ Proposal disetujui (perencanaan/kepala)
  • ✅ Perlu perbaikan
  • ✅ Proposal ditolak
  • ✅ Agenda ditunda/dibatalkan
Notifikasi dikirim via:

​
File Storage

Semua dokumen disimpan di S3 Storage dengan struktur: 
agenda/
├── dokumen/
│   ├── 2026/
│   └── review/
│       └── 2026/

​
File Types & Size Limits

  • PDF: Max 25MB (proposal, telaah, KAK-RAB)
  • Word/Excel: Max 25MB (dokumen pendukung)
  • Link URL: Tidak ada batasan ukuran

​
Changelog

  • 2026-02-27: Guide book pertama kali dibuat
  • Slug: tape-ketan (URL: /app/tape-ketan)