Skip to main content

​
Role: Kepala

Akses: User dengan role kepala URL: /app/approval-kepalas

​
Overview

Kepala bertanggung jawab melakukan approval final terhadap proposal kegiatan yang sudah disetujui oleh Tim Perencanaan.

​
Tugas Utama:

  1. ✅ Review proposal yang sudah approved oleh Tim Perencanaan
  2. ✅ Impact Assessment (4 dimensi)
  3. ✅ Edit susunan keanggotaan panitia
  4. ✅ Decide: Setujui, Perlu Perbaikan, Tunda/Cancel, atau Tolak

​
1. Akses Dashboard Approval

​
Langkah:

  1. Login ke sistem Sinergi
  2. Klik menu Approval Kepala di dashboard
  3. Lihat daftar agenda yang menunggu review

​
Filter Status:

  • ApprovedByPlanning: Menunggu approval Kepala (action required)
  • Approved: Sudah disetujui Kepala
  • RevisionRequiredByHead: Dikembalikan untuk perbaikan
  • Pending: Ditunda/dibatalkan
  • Rejected: Ditolak

​
2. Review Proposal

​
Langkah:

  1. Klik agenda dengan status ApprovedByPlanning
  2. Review informasi lengkap di halaman Info:
    • Judul kegiatan
    • Tujuan & lokasi
    • Tanggal pelaksanaan
    • Anggota panitia
    • Rencana & realisasi anggaran
    • Klasifikasi program
  3. Download dan review dokumen:
    • Proposal (desain kegiatan)
    • Dokumen Telaah (dari Tim Perencanaan)
    • KAK & RAB (dari Tim Perencanaan)
  4. Evaluasi kesesuaian dengan visi-misi organisasi

​
3. Action Approval

Terdapat 4 aksi yang dapat dilakukan:

​
3.1 Setujui (Approve) ✅

Kondisi: Proposal strategis dan layak dilaksanakan. Syarat Wajib:
  • ✅ Impact Assessment (4 dimensi, scale 1-5 ⭐)
  • ✅ Isi Catatan Kepala
Langkah:
  1. Klik tombol Setujui di halaman review
  2. Modal form akan muncul dengan field Impact Assessment:
    • Dampak Strategis ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
    • Dampak Penerima Manfaat ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
    • Konsekuensi jika Agenda Tidak Tercapai ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
    • Dampak Lanjutan (Multiplier Effect) ⭐⭐⭐⭐⭐ (1-5 bintang)
    • Catatan Kepala (text area)
  3. Pilih rating bintang untuk setiap dimensi
  4. Isi catatan kepala (wajib)
  5. Klik Simpan
Hasil:
  • Status: approved_by_planning → approved
  • Agenda disetujui final dan siap dilaksanakan
  • Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dan Tim Perencanaan
Auto-calculations: 
Impact Score = (total_stars / 20) * 100
Impact Star Overall = total_stars / 4
Contoh:
  • Jika semua dimensi dapat 5⭐: total = 20
  • Impact Score = (20/20) * 100 = 100
  • Impact Star Overall = 20/4 = 5.00

​
3.2 Perlu Perbaikan (Request Revision) ⚠️

Kondisi: Proposal perlu perbaikan substantif. Langkah:
  1. Klik tombol Perlu Perbaikan
  2. Modal form akan muncul
  3. Isi Alasan / Catatan Perbaikan (wajib)
    • Jelaskan detail yang perlu diperbaiki
    • Berikan arahan yang jelas
  4. Klik Simpan
Hasil:
  • Status: approved_by_planning → revision_required_by_head
  • Agenda kembali ke Ketua Panitia untuk direvisi
  • Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dengan catatan
Catatan:
  • Ketua Panitia akan upload proposal revisi dan submit ulang
  • Setelah revisi, status kembali ke submitted
  • Tim Perencanaan harus review ulang

​
3.3 Tunda / Cancel ⏸️

Kondisi: Agenda perlu ditunda atau dibatalkan karena kondisi tertentu. Peringatan: Action ini tidak dapat diubah (irreversible) Langkah:
  1. Klik tombol Tunda / Cancel
  2. Modal konfirmasi muncul
  3. Isi Alasan Penundaan (wajib)
    • Jelaskan alasan penundaan/pembatalan
  4. Klik Simpan
Hasil:
  • Status: approved_by_planning → pending
  • Agenda tidak dapat dilanjutkan
  • Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia
Peringatan Keras:
  • ⚠️ Status pending bersifat final
  • ⚠️ Agenda tidak dapat di-approve ulang
  • ⚠️ Ketua Panitia harus membuat agenda baru jika ingin mengajukan lagi

​
3.4 Tolak (Reject) ❌

Kondisi: Agenda tidak strategis/tidak layak dilaksanakan. Langkah:
  1. Klik tombol Tolak
  2. Modal konfirmasi muncul
  3. Isi Alasan Penolakan (wajib)
    • Jelaskan alasan penolakan secara detail
  4. Klik Tolak
Hasil:
  • Status: approved_by_planning → rejected
  • Agenda ditolak final
  • Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia
Peringatan:
  • ⚠️ Status rejected bersifat final
  • ⚠️ Agenda tidak dapat diajukan ulang

​
4. Impact Assessment

​
4 Dimensi Penilaian:

​
1. Dampak Strategis ⭐

Pertanyaan: Seberapa strategis kegiatan ini terhadap visi-misi organisasi?
RatingKriteria
⭐ (1)Tidak strategis, tidak mendukung visi-misi
⭐⭐ (2)Kurang strategis, sedikit mendukung visi-misi
⭐⭐⭐ (3)Cukup strategis, mendukung beberapa aspek visi-misi
⭐⭐⭐⭐ (4)Strategis, mendukung sebagian besar visi-misi
⭐⭐⭐⭐⭐ (5)Sangat strategis, core program visi-misi

​
2. Dampak Penerima Manfaat ⭐

Pertanyaan: Seberapa besar manfaat kegiatan ini bagi penerima manfaat?
RatingKriteria
⭐ (1)Manfaat minimal, penerima sedikit
⭐⭐ (2)Manfaat kurang, penerima terbatas
⭐⭐⭐ (3)Manfaat cukup, penerima moderat
⭐⭐⭐⭐ (4)Manfaat besar, penerima banyak
⭐⭐⭐⭐⭐ (5)Manfaat sangat besar, penerima sangat banyak

​
3. Konsekuensi jika Agenda Tidak Tercapai ⭐

Pertanyaan: Seberapa besar dampak negatif jika kegiatan ini tidak dilaksanakan?
RatingKriteria
⭐ (1)Tidak ada konsekuensi
⭐⭐ (2)Konsekuensi minor
⭐⭐⭐ (3)Konsekuensi moderat
⭐⭐⭐⭐ (4)Konsekuensi serius
⭐⭐⭐⭐⭐ (5)Konsekuensi sangat serius/kritis

​
4. Dampak Lanjutan (Multiplier Effect) ⭐

Pertanyaan: Seberapa besar dampak lanjutan (multiplier effect) dari kegiatan ini?
RatingKriteria
⭐ (1)Tidak ada dampak lanjutan
⭐⭐ (2)Dampak lanjutan minimal
⭐⭐⭐ (3)Dampak lanjutan moderat
⭐⭐⭐⭐ (4)Dampak lanjutan signifikan
⭐⭐⭐⭐⭐ (5)Dampak lanjutan sangat besar/berkelanjutan

​
Formula Perhitungan:

total_stars = strategis + manfaat + konsekuensi + multiplier
// Max total = 20 (5+5+5+5)

impact_score = (total_stars / 20) * 100
// Max score = 100

impact_star_overall = total_stars / 4
// Max overall = 5.00

​
Contoh Perhitungan:

Kegiatan: Workshop Kurikulum Merdeka
DimensiRating
Dampak Strategis⭐⭐⭐⭐⭐ (5)
Dampak Penerima Manfaat⭐⭐⭐⭐ (4)
Konsekuensi⭐⭐⭐⭐ (4)
Multiplier Effect⭐⭐⭐⭐⭐ (5)
Total18
Hasil:
  • Impact Score = (18/20) * 100 = 90
  • Impact Star Overall = 18/4 = 4.50 ⭐

​
5. Edit Susunan Keanggotaan

Akses: Hanya jika approval_status = approved_by_planning Lokasi: Tab Edit Panitia

​
Field yang Dapat Diedit:

FieldEditableKeterangan
Staf✅Pilih staf untuk setiap peran
Peran✅Penanggung Jawab, Anggota, dll
Ketua Panitia🔒Tidak dapat diubah (readonly)

​
Langkah Edit:

  1. Buka agenda dengan status Menunggu Approval Kepala
  2. Klik tab Edit Panitia
  3. Edit susunan keanggotaan:
    • Tambah anggota baru: Tambah Anggota
    • Edit anggota: Update Staf atau Peran
    • Hapus anggota: Klik Delete (kecuali Ketua Panitia)
  4. Klik Simpan
Catatan Penting:
  • ⚠️ Ketua Panitia tidak dapat dihapus atau diubah
  • ✅ Anggota lain dapat ditambah/diedit/dihapus
  • ✅ Peran dapat diubah sesuai kebutuhan

​
6. Monitoring Agenda

​
6.1 Agenda yang Perlu Approval

Filter: Status = approved_by_planning Action Required:
  • Review proposal & dokumen
  • Impact assessment
  • Decide: Approve, Revision, Pending, Reject

​
6.2 Agenda Sudah Disetujui

Filter: Status = approved Status: Kegiatan siap dilaksanakan Action: Monitoring pasif (tidak ada action)

​
6.3 Agenda Perlu Perbaikan

Filter: Status = revision_required_by_head Status: Dikembalikan ke Ketua Panitia untuk revisi Action:
  • Monitor revisi dari Ketua Panitia
  • Review ulang setelah Ketua Panitia submit

​
6.4 Agenda Ditunda/Ditolak

Filter: Status = pending atau rejected Status: Final (tidak dapat diubah) Action: Tidak ada (closed)

​
7. Notifikasi

​
Notifikasi Dikirim Saat:

EventRecipientChannel
Agenda ApprovedByPlanningKepalaTelegram/Google Chat
Agenda Approved (Kepala)Ketua Panitia, Tim PerencanaanTelegram/Google Chat
Revision Required by HeadKetua PanitiaTelegram/Google Chat
Agenda PendingKetua PanitiaTelegram/Google Chat
Agenda RejectedKetua PanitiaTelegram/Google Chat

​
Cara Cek Notifikasi:

  1. Dashboard → Bell icon
  2. Telegram bot
  3. Google Chat

​
8. Business Rules

​
8.1 Persyaratan Approve

Wajib:
  • ✅ Impact Assessment (4 dimensi) completed
  • ✅ Catatan Kepala diisi
  • ✅ Status agenda = approved_by_planning

​
8.2 Edit Panitia

Hanya bisa edit jika:
  • ✅ Status = approved_by_planning
  • ✅ User role = kepala
  • ✅ Ketua Panitia tidak dapat diubah

​
8.3 Action Final

Tidak dapat diubah:
  • ❌ Status pending (Tunda/Cancel)
  • ❌ Status rejected (Tolak)
Dapat direvisi:
  • ✅ Status revision_required_by_head (Ketua Panitia dapat submit ulang)

​
9. Workflow Diagram

​
10. Troubleshooting

​
Problem: Tombol Setujui Tidak Muncul

Penyebab:
  • ❌ Status bukan approved_by_planning
  • ❌ Sudah diapprove/rejected/pending
Solusi:
  1. Cek status agenda
  2. Pastikan agenda belum diproses

​
Problem: Impact Assessment Tidak Bisa Disimpan

Penyebab:
  • ❌ Ada dimensi yang belum dipilih ratingnya
  • ❌ Catatan Kepala kosong
Solusi:
  1. Pastikan ke-4 dimensi sudah dipilih (1-5⭐)
  2. Isi catatan kepala (wajib)

​
Problem: Tidak Bisa Edit Panitia

Penyebab:
  • ❌ Status bukan approved_by_planning
  • ❌ Bukan role kepala
Solusi:
  1. Pastikan status = approved_by_planning
  2. Cek role user

​
Problem: Ketua Panitia Tidak Bisa Diedit

Penyebab:
  • ✅ Ini adalah fitur, bukan bug
  • Ketua Panitia dikunci untuk menjaga akuntabilitas
Solusi:
  • Jika perlu ganti ketua, Ketua Panitia harus edit di tahap draft/revisi

​
11. Tips & Best Practices

​
✅ DO (Lakukan)

  1. Review impact assessment dengan teliti
  2. Berikan rating yang objektif sesuai kriteria
  3. Catatan kepala yang konstruktif dan jelas
  4. Koordinasi dengan Tim Perencanaan jika ada pertanyaan
  5. Monitor timeline approval (jangan terlalu lama)
  6. Edit panitia jika ada posisi krusial yang kosong

​
❌ DON’T (Jangan)

  1. Jangan approve tanpa impact assessment yang matang
  2. Jangan berikan rating tanpa evaluasi yang jelas
  3. Jangan tolak/tunda tanpa alasan yang kuat
  4. Jangan edit panitia tanpa koordinasi dengan Ketua Panitia
  5. Jangan tunda approval terlalu lama (menghambat kegiatan)

​
12. Matriks Keputusan

KondisiAction yang Disarankan
Strategis + Manfaat Besar + Konsekuensi Tinggi✅ Setujui (5⭐, 5⭐, 5⭐, 5⭐)
Strategis + Dokumen Kurang Lengkap⚠️ Perlu Perbaikan
Tidak Strategis + Manfaat Minimal❌ Tolak
Strategis + Anggaran Tidak Tepat⚠️ Perlu Perbaikan (koordinasi Tim Perencanaan)
Strategis + Timing Tidak Tepat⏸️ Tunda/Cancel
Ragu-ragu / Perlu Diskusi⚠️ Perlu Perbaikan (dengan catatan diskusi)

​
13. Referensi Guide Lain

Changelog:
  • 2026-02-27: Guide pertama kali dibuat