Panduan: SPI (Monitoring & Evaluasi)

​

Role: SPI (Satuan Pengawas Internal)

​

Overview

​

Tugas Utama:

1. ✅ Monitoring status seluruh agenda kegiatan
2. ✅ Review dokumen dan laporan kegiatan
3. ✅ Evaluasi pasca kegiatan
4. ✅ Audit trail approval workflow
5. ✅ Analisis impact assessment
6. ✅ Kirim notifikasi peringatan administrasi belum lengkap

​

1. Akses Dashboard Monitoring SPI

​

Langkah:

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu Monitoring SPI di grup Approval Agenda
3. Lihat daftar agenda kegiatan yang sedang berjalan atau selesai

​

Fitur Dashboard:

• Table View: Daftar semua agenda dengan filter & search
• Status Badges: Warna-warni status approval & agenda
• Widget Overview: Statistik kegiatan
• Filter: Berdasarkan status, jenis, klasifikasi, tanggal

​

2. Monitoring Status Agenda

​

2.1 Status yang Dimonitor

​

Approval Status (Status Persetujuan)

​

Agenda Status (Status Pelaksanaan)

​

2.2 Filter Monitoring

• Status Approval
• Status Agenda
• Jenis Kegiatan (Diklat, Bimtek, Workshop, dll)
• Klasifikasi (Prioritas, Inovasi, dll)
• Tanggal (range)
• Creator/PIC

1. Klik tombol Filter di atas tabel
2. Pilih kriteria yang diinginkan
3. Klik Apply

​

3. View Detail Agenda

​

Langkah:

1. Klik pada agenda yang ingin dilihat detailnya
2. Halaman Info akan terbuka

​

Informasi yang Tersedia:

​

A. Header Section

• Judul kegiatan
• Status badges (Approval & Agenda)
• Creator & tanggal pembuatan
• Ketua panitia

​

B. Detail Kegiatan

• Tujuan kegiatan
• Lokasi & tanggal pelaksanaan
• Moda (Luring/Daring/Hybrid)
• Jumlah sasaran
• Unsur sasaran

​

C. Anggaran

• Rencana anggaran
• Realisasi anggaran
• Selisih anggaran
• Klasifikasi program
• Pendanaan

​

D. Timeline Approval

• Tanggal submit
• Tanggal approval Tim Perencanaan
• Tanggal approval Kepala
• Catatan approval

​

E. Administrasi Status

• Lengkap dokumen: ✅/❌
• Lengkap evaluasi: ✅/❌
• Lengkap peserta: ✅/❌

​

4. Tab Monitoring

​

4.1 Tab Anggota

• Daftar panitia lengkap
• Peran masing-masing anggota
• Jumlah total anggota

• ✅ Apakah panitia sudah lengkap?
• ✅ Apakah ada peran krusial yang kosong?
• ✅ Apakah anggota sesuai dengan kompetensi?

​

4.2 Tab Tugas

• Daftar tugas (template + manual)
• Status upload dokumen per tugas
• Penanggung jawab per tugas
• Wajib/tidak wajib

• ✅ Berapa % tugas yang sudah selesai?
• ✅ Tugas wajib mana yang belum diupload?
• ✅ Apakah dokumentasi lengkap?

• 🟢 Sudah Upload: Dokumen tersedia
• 🔴 Belum Upload: Dokumen belum tersedia

​

4.3 Tab Dokumen

• Dokumen Proposal
• Dokumen Telaah (dari Tim Perencanaan)
• KAK & RAB (dari Tim Perencanaan)
• Dokumen tugas (per jenis)
• Dokumen lainnya

• ✅ Apakah dokumen wajib lengkap?
• ✅ Apakah dokumen dapat diakses?
• ✅ Apakah upload sesuai timeline?

1. Proposal (desain kegiatan)
2. Dokumen Telaah (review Tim Perencanaan)
3. KAK & RAB (kerangka kerja & anggaran)
4. Dokumen Tugas (notula, jadwal, SK, dll)
5. Laporan Kegiatan (pasca kegiatan)

​

4.4 Tab Evaluasi

• Faktor keberhasilan
• Jenis kendala
• Detail kendala
• Solusi yang diterapkan

• ✅ Apakah evaluasi sudah diisi?
• ✅ Apa faktor keberhasilan utama?
• ✅ Apa kendala yang sering muncul?
• ✅ Apakah solusi efektif?

• Evaluasi diisi saat approval_status = approved
• Idealnya setelah kegiatan selesai

​

4.5 Tab Anggaran

• Rencana anggaran (awal)
• Realisasi anggaran (dari tim keuangan)
• Selisih anggaran
• Klasifikasi program
• Pendanaan

• ✅ Apakah anggaran sesuai rencana?
• ✅ Apakah ada overbudget?
• ✅ Apakah klasifikasi tepat?
• ✅ Apakah pendanaan sesuai sumber?

​

4.6 Tab Peserta

• Daftar peserta lengkap
• Jumlah peserta
• Peran (peserta/narasumber)
• Asal instansi

• ✅ Apakah peserta sesuai target?
• ✅ Apakah jumlah mencapai sasaran?
• ✅ Apakah narasumber kompeten?

​

5. Notifikasi Administrasi Belum Lengkap

​

5.1 Overview

​

5.2 Kriteria Tombol Muncul

• agenda_status = In Progress atau Report Preparation
• administrasi_status = Belum Lengkap

• Agenda Draft, Not Started, Archived, atau Cancel
• Agenda yang administrasinya sudah Lengkap

​

5.3 Cara Menggunakan

1. Buka halaman Detail Agenda via menu Monitoring SPI
2. Klik tombol 🔔 Ingatkan Administrasi (warna kuning, di header)
3. Modal konfirmasi akan muncul: “Notifikasi akan dikirim ke grup Telegram & Google Chat. Lanjutkan?”
4. Klik Ya, Kirim
5. Notifikasi terkirim ke Telegram & Google Chat, serta tercatat di audit log

​

5.4 Format Notifikasi

🔔 Info SPI
━━━━━━━━━━━━━━━
📌 Kegiatan: Nama Agenda
👤 Ketua: Nama Ketua

📋 Kelengkapan Administrasi:
   📄 Dokumen: ✅ Lengkap / ❌ Belum Lengkap
   📝 Evaluasi: ✅ Lengkap / ❌ Belum Lengkap
   👥 Peserta: ✅ Lengkap / ❌ Belum Lengkap

⚠️ Mohon segera melengkapi data di sistem Sinergi.

⏰ Waktu: 28 Feb 2026, 14:30 WIB

​

5.5 Anti-Spam

• Setelah notifikasi dikirim, tombol akan menampilkan pesan “Notifikasi Sudah Dikirim” jika diklik lagi dalam waktu 1 jam.
• Cooldown berlaku per agenda (agenda berbeda dapat dikirim notifikasi bersamaan).

​

5.6 Audit Trail

• activity_type: approval_notification_sent
• notification_type: incomplete_administration
• Deskripsi: “Peringatan administrasi belum lengkap dikirim oleh SPI untuk agenda: [nama]“

​

6. Impact Assessment Monitoring

​

6.1 Akses Impact Score

​

6.2 Metrik yang Dimonitor

​

6.3 Analisis Impact

• ✅ Apakah kegiatan dengan high impact mendapat prioritas?
• ✅ Apakah alokasi anggaran sesuai dengan impact?
• ✅ Apakah ada kegiatan low impact yang seharusnya tidak dilaksanakan?

​

7. Approval Workflow Audit

​

6.1 Audit Trail

• Siapa yang submit proposal
• Kapan Tim Perencanaan approve
• Siapa yang approve dari Tim Perencanaan
• Catatan Tim Perencanaan
• Kapan Kepala approve
• Catatan Kepala
• Impact assessment details

​

6.2 Monitoring Timeline

​

6.3 Bottleneck Analysis

• ✅ Stage mana yang paling lama?
• ✅ Apakah ada agenda yang stuck di stage tertentu?
• ✅ Siapa yang sering delay approval?

​

8. Reporting & Export

​

7.1 Laporan yang Dapat Diakses

1. Laporan Daftar Kegiatan (semua agenda)
2. Laporan Status Approval (per status)
3. Laporan Impact Assessment (high impact activities)
4. Laporan Evaluasi (faktor keberhasilan & kendala)
5. Laporan Administrasi (kelengkapan dokumen)

​

7.2 Cara Export

• PDF (untuk laporan formal)
• Excel (untuk analisis data)
• CSV (untuk import ke sistem lain)

1. Filter agenda yang diinginkan
2. Klik tombol Export di atas tabel
3. Pilih format (PDF/Excel/CSV)
4. Download laporan

​

9. Search & Advanced Filtering

​

8.1 Search

• Judul kegiatan
• Nama creator
• Nama ketua panitia
• Lokasi kegiatan

1. Ketik keyword di search box
2. Tekan Enter atau klik search icon
3. Hasil akan difilter otomatis

​

8.2 Advanced Filter

Status = Approved 
+ Jenis = Workshop 
+ Klasifikasi = Prioritas 
+ Tanggal = 2026

1. Klik Filter
2. Tambahkan multiple criteria
3. Klik Apply

​

10. Notifikasi (View-Only)

​

9.1 Notifikasi yang Diterima

• ✅ Agenda baru yang diajukan
• ✅ Agenda yang disetujui
• ✅ Agenda yang ditolak/ditunda
• ✅ Agenda yang selesai & diarsipkan

​

9.2 Cara Cek Notifikasi

1. Dashboard → Bell icon
2. Telegram bot (jika terintegrasi)

​

11. Business Rules

​

10.1 Akses SPI

• ✅ View semua agenda (milik sendiri & orang lain) - SPI
• ✅ View semua dokumen - SPI
• ✅ View impact assessment - SPI
• ✅ View approval history - SPI
• ✅ Export laporan - SPI
• ✅ Filter & search - SPI
• ✅ Archive agenda (jika administrasi lengkap) - SPI

• ❌ Create agenda - SPI only
• ❌ Upload dokumen - SPI only
• ❌ Approve/reject agenda - SPI only
• ❌ Edit anggota/panitia - SPI only

​

10.2 Archive Agenda (Khusus SPI)

​

Indikator Agenda Bisa Diarsipkan:

​

Cara Archive:

1. Buka agenda dengan status Penyusunan Laporan Administrasi
2. Verifikasi di tab Dokumen:
   • Semua tugas wajib status = Sudah Upload ✅
   • Dokumen Proposal, Telaah, KAK-RAB tersedia
3. Verifikasi di tab Evaluasi:
   • Faktor keberhasilan terisi
   • Kendala & solusi terisi
   • Jenis kendala dipilih
4. Verifikasi di tab Peserta:
   • Ada minimal 1 peserta
5. Di halaman Info, akan muncul tombol Archive Agenda (hanya untuk role spi)
6. Klik Archive Agenda
7. Konfirmasi action
8. Status berubah: ReportPreparation → Archived

​

Catatan Penting:

• ⚠️ Archive bersifat final (tidak dapat diubah)
• ✅ Agenda archived masih bisa dilihat (view-only)
• 📊 Agenda archived masuk statistik “Kegiatan Selesai”
• 🔒 Hanya role spi yang bisa archive agenda

​

10.2 Data Visibility

• Agenda dengan status apapun
• Dokumen lengkap (proposal, telaah, KAK-RAB, laporan)
• Impact assessment
• Approval history
• Evaluasi kegiatan

​

12. Dashboard Overview Widget

​

Widget yang Tersedia:

​

Total Agenda

• All: Total semua agenda
• Approved: Agenda yang disetujui
• In Progress: Kegiatan berjalan
• Archived: Kegiatan selesai

​

Status Breakdown

• Pie chart distribusi status approval
• Bar chart distribusi status agenda

​

Impact Distribution

• High Impact (> 80)
• Medium Impact (60-79)
• Low Impact (< 60)

​

Timeline

• Agenda bulan ini
• Agenda bulan depan
• Overdue agenda

​

13. Checklist Monitoring SPI

​

Harian:

• Cek agenda baru yang diajukan
• Cek agenda yang menunggu approval (stuck > 3 hari)
• Cek notifikasi

​

Mingguan:

• Review status semua agenda aktif
• Monitoring timeline approval
• Identifikasi bottleneck
• Export laporan mingguan

​

Bulanan:

• Analisis impact assessment
• Review evaluasi kegiatan selesai
• Laporan bulanan ke manajemen
• Identifikasi pola & trend

​

Triwulanan:

• Comprehensive report
• Rekomendasi perbaikan proses
• Meeting dengan Tim Perencanaan

​

14. Troubleshooting

​

Problem: Tidak Bisa View Dokumen

• ❌ Dokumen belum upload
• ❌ Dokumen dihapus
• ❌ Permission issue

1. Cek apakah dokumen sudah diupload
2. Hubungi creator jika dokumen tidak ada
3. Cek role user (harus spi)

​

Problem: Agenda Tidak Muncul

• ❌ Filter aktif
• ❌ Search keyword tidak match
• ❌ Pagination

1. Reset filter
2. Clear search
3. Cek pagination

​

Problem: Impact Score Tidak Muncul

• ❌ Agenda belum approved
• ❌ Impact assessment belum diisi

1. Pastikan approval_status = approved
2. Impact assessment diisi oleh Kepala saat approve

​

15. Tips & Best Practices

​

✅ DO (Lakukan)

1. Monitor harian untuk agenda yang stuck
2. Export laporan mingguan untuk dokumentasi
3. Analisis impact untuk prioritas kegiatan
4. Review evaluasi untuk continuous improvement
5. Koordinasi dengan Tim Perencanaan jika ada issue
6. Gunakan filter untuk monitoring yang efisien

​

❌ DON’T (Jangan)

1. Jangan edit agenda (view-only)
2. Jangan share dokumen sensitif ke pihak luar
3. Jangan ignore agenda yang stuck terlalu lama
4. Jangan lupa export laporan untuk dokumentasi

​

16. Workflow Diagram

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                       SPI Monitoring Workflow                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

[Dashboard Tape Ketan]
         │
         ▼
[View All Agendas]
         │
         ├──→ [Filter by Status]
         │         │
         │         ▼
         │   [Monitoring per Stage]
         │         │
         │         ├──→ Draft
         │         ├──→ Submitted (Review Tim Perencanaan)
         │         ├──→ ApprovedByPlanning (Review Kepala)
         │         ├──→ Approved (Pelaksanaan)
         │         ├──→ In Progress
         │         ├──→ Report Preparation
         │         └──→ Archived
         │
         ├──→ [View Detail Agenda]
         │         │
         │         ├──→ Info
         │         ├──→ Anggota
         │         ├──→ Tugas (Status Upload)
         │         ├──→ Dokumen (Kelengkapan)
         │         ├──→ Evaluasi (Faktor & Kendala)
         │         ├──→ Anggaran (Rencana vs Realisasi)
         │         └──→ Peserta
         │
         ├──→ [Impact Assessment Monitoring]
         │         │
         │         ├──→ High Impact (80-100)
         │         ├──→ Medium Impact (60-79)
         │         └──→ Low Impact (<60)
         │
         ├──→ [Approval Timeline Audit]
         │         │
         │         ├──→ Durasi per Stage
         │         ├──→ Identify Bottlenecks
         │         └──→ Approval History
         │
         └──→ [Export Reports]
                   │
                   ├──→ PDF (Formal Report)
                   ├──→ Excel (Data Analysis)
                   └──→ CSV (Data Export)

​

17. Referensi

​

Models

• App\Models\Agenda\Agenda
• App\Models\Agenda\AgendaAnggota
• App\Models\Agenda\AgendaPeserta
• App\Models\Agenda\AgendaTugas
• App\Models\Agenda\AgendaDokumen
• App\Models\Agenda\AprovalAgenda

​

Enums

• App\Enums\Agenda\ApprovalStatus
• App\Enums\Agenda\AgendaStatus
• App\Enums\Agenda\JenisAgenda
• App\Enums\Agenda\KlasifikasiAgenda

​

Filament Resources

• App\Filament\Resources\Agendas\AgendaResource

​

18. Referensi Guide Lain

• 01-pengantar.md - Overview & Workflow
• 02-pegawai.md - Guide Pegawai
• 03-tim-perencanaan.md - Guide Tim Perencanaan
• 04-kepala.md - Guide Kepala

​

19. Template Laporan SPI

​

Template 1: Laporan Mingguan

# Laporan Monitoring Mingguan - Tape Ketan
**Periode**: [Tanggal Mulai] - [Tanggal Akhir]

## Ringkasan
- Total Agenda: X
- Approved: X
- In Progress: X
- Selesai (Archived): X

## Agenda Menunggu Approval
- Tim Perencanaan: X agenda (avg duration: X hari)
- Kepala: X agenda (avg duration: X hari)

## Bottleneck
- [Stage dengan delay tertinggi]

## Rekomendasi
- [Rekomendasi perbaikan]

​

Template 2: Laporan Impact Assessment

# Laporan Impact Assessment - Q1 2026

## High Impact Activities (Score > 80)
1. [Nama Kegiatan] - Score: XX
2. [Nama Kegiatan] - Score: XX

## Medium Impact Activities (Score 60-79)
1. [Nama Kegiatan] - Score: XX

## Low Impact Activities (Score < 60)
1. [Nama Kegiatan] - Score: XX

## Rekomendasi Prioritas
- [Kegiatan high impact dapat prioritas anggaran]
- [Kegiatan low impact perlu review ulang]

​

Referensi Guide Lain

• Pengantar Tape Ketan - Overview & Workflow
• Akses Pegawai - Panduan Pegawai
• Akses Perencanaan - Panduan Tim Perencanaan
• Akses Kepala - Panduan Kepala
• Akses Tim SPI - Panduan Tim SPI

• 2026-02-28: Tambah Section 5 — Notifikasi Administrasi Belum Lengkap (Telegram + Google Chat + anti-spam + audit trail)
• 2026-02-27: Guide pertama kali dibuat