Panduan: Aproval Tim Perencanaan

​

Role: Tim Perencanaan

Akses: User dengan role tim_perencanaan URL: /app/approval-perencanaans

​

Overview

Tim Perencanaan bertanggung jawab melakukan verifikasi awal terhadap proposal kegiatan yang diajukan oleh pegawai.

​

Tugas Utama:

1. ✅ Review proposal (desain kegiatan)
2. ✅ Upload Dokumen Telaah
3. ✅ Upload KAK & RAB
4. ✅ Edit anggaran dan klasifikasi program
5. ✅ Decide: Setujui, Perlu Perbaikan, atau Tolak

---

​

1. Akses Dashboard Approval

​

Langkah:

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu Approval Perencanaan di dashboard
3. Lihat daftar agenda yang menunggu review

​

Filter Status:

• Submitted: Menunggu verifikasi (action required)
• ApprovedByPlanning: Sudah disetujui Tim Perencanaan
• RevisionRequired: Dikembalikan untuk perbaikan
• Rejected: Ditolak

---

​

2. Review Proposal

​

Langkah:

1. Klik agenda dengan status Submitted
2. Baca informasi kegiatan di halaman Info:
   • Judul kegiatan
   • Tujuan & lokasi
   • Tanggal pelaksanaan
   • Jumlah sasaran
   • Anggota panitia
   • Rencana anggaran
3. Download dan review Dokumen Proposal (PDF)
4. Evaluasi kesesuaian dengan rencana kerja tahunan

---

​

3. Action Approval

Terdapat 3 aksi yang dapat dilakukan:

​

3.1 Setujui (Approve)

Kondisi: Proposal lengkap dan sesuai rencana. Syarat Wajib:

• ✅ Upload Dokumen Telaah (PDF, max 25MB)
• ✅ Upload KAK & RAB (PDF, max 25MB)
• ✅ Isi catatan singkat hasil telaah

Langkah:

1. Klik tombol Setujui di halaman review
2. Modal form akan muncul dengan field:
   • Dokumen Telaah: Upload PDF
   • Dokumen KAK & RAB: Upload PDF
   • Catatan Singkat Hasil Telaah: Text area
3. Lengkapi semua field wajib
4. Klik Simpan

Hasil:

• Status: submitted → approved_by_planning
• Agenda masuk ke dashboard Kepala untuk approval 2
• Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dan Kepala

---

​

3.2 Perlu Perbaikan (Request Revision)

Kondisi: Proposal perlu perbaikan/revisi. Langkah:

1. Klik tombol Perlu Perbaikan
2. Modal form akan muncul
3. Isi Alasan / Catatan Perbaikan (wajib)
   • Jelaskan detail yang perlu diperbaiki
   • Berikan saran perbaikan yang jelas
4. Klik Simpan

Hasil:

• Status: submitted → revision_required
• Agenda kembali ke Ketua Panitia untuk direvisi
• Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia dengan catatan perbaikan

Catatan:

• Ketua Panitia akan upload proposal revisi dan submit ulang
• Setelah revisi, status kembali ke submitted

---

​

3.3 Tolak (Reject)

Kondisi: Proposal tidak layak/tidak sesuai rencana. Langkah:

1. Klik tombol Tolak
2. Modal konfirmasi muncul
3. Isi Alasan Penolakan (wajib)
   • Jelaskan alasan penolakan secara detail
4. Klik Tolak

Hasil:

• Status: submitted → rejected
• Agenda tidak dapat diajukan ulang (final)
• Notifikasi dikirim ke Ketua Panitia

Peringatan:

• Penolakan bersifat final
• Ketua Panitia harus membuat agenda baru jika ingin mengajukan kegiatan

---

​

4. Mengedit Anggaran & Klasifikasi

Akses: Hanya jika approval_status = submitted Lokasi: Tab Anggaran

​

Field yang Dapat Diedit:

​

A. Ringkasan Anggaran

​

B. Klasifikasi Program

​

Langkah Edit:

1. Buka agenda dengan status Menunggu Verifikasi Perencanaan
2. Klik tab Anggaran
3. Edit field yang diperlukan
4. Klik Simpan

Catatan:

• Perubahan anggaran akan tersimpan saat approve
• Kode program harus sesuai tahun anggaran kegiatan

---

​

5. Upload Dokumen Review

​

5.1 Dokumen Telaah

Fungsi: Dokumen hasil telaah Tim Perencanaan Format: PDF, max 25MB Upload: Saat action Setujui Storage: agenda/dokumen/review/{year}/

​

5.2 KAK & RAB

Fungsi: Kerangka Acuan Kerja & Rencana Anggaran Biaya Format: PDF, max 25MB Upload: Saat action Setujui Storage: agenda/dokumen/review/{year}/

​

5.3 Replace Dokumen

Kondisi: Upload ulang dokumen yang sudah ada Proses:

1. Upload file baru dengan nama yang sama
2. File lama akan otomatis dihapus dari S3
3. File baru menggantikan file lama

Catatan:

• Pastikan file sudah final sebelum upload
• Replace hanya terjadi jika path file berbeda

---

​

6. Monitoring Agenda

​

6.1 Agenda yang Perlu Review

Filter: Status = submitted Action:

• Review proposal
• Upload dokumen telaah & KAK-RAB
• Decide: Approve, Revision, Reject

​

6.2 Agenda Sudah Disetujui

Filter: Status = approved_by_planning Status: Menunggu approval Kepala Action: Tidak ada (passive monitoring)

​

6.3 Agenda Perlu Perbaikan

Filter: Status = revision_required Status: Dikembalikan ke Ketua Panitia Action:

• Monitor revisi dari Ketua Panitia
• Review ulang setelah Ketua Panitia submit

---

​

7. Notifikasi

​

Notifikasi Dikirim Saat:

​

Cara Cek Notifikasi:

1. Dashboard → Bell icon
2. Telegram bot (jika terintegrasi)

---

​

8. Business Rules

​

8.1 Persyaratan Approve

Wajib:

• ✅ Dokumen Telaah uploaded
• ✅ KAK & RAB uploaded
• ✅ Catatan telaah diisi
• ✅ Status agenda = submitted

​

8.2 Edit Anggaran

Hanya bisa edit jika:

• ✅ Status = submitted
• ✅ User role = tim_perencanaan

​

8.3 Hapus Dokumen

Tidak bisa dihapus:

• ❌ Proposal (milik Ketua Panitia)
• ❌ Dokumen Telaah (setelah approve)
• ❌ KAK & RAB (setelah approve)

Alasan: Dokumen penting untuk audit trail

---

​

9. Troubleshooting

​

Problem: Tombol Setujui Tidak Aktif

Penyebab:

• ❌ Status bukan submitted
• ❌ Sudah diapprove/rejected

Solusi:

1. Cek status agenda
2. Pastikan agenda belum diproses

​

Problem: Upload Dokumen Gagal

Penyebab:

• ❌ File > 25MB
• ❌ Format bukan PDF
• ❌ Koneksi terganggu

Solusi:

1. Compress PDF (< 25MB)
2. Pastikan format PDF
3. Cek koneksi internet

​

Problem: Tidak Bisa Edit Anggaran

Penyebab:

• ❌ Status bukan submitted
• ❌ Bukan role tim_perencanaan

Solusi:

1. Pastikan status = submitted
2. Cek role user

​

Problem: Agenda Tidak Muncul di Dashboard

Penyebab:

• ❌ Filter status tidak sesuai
• ❌ Pagination

Solusi:

1. Reset filter ke All
2. Cek pagination
3. Gunakan search jika perlu

---

​

10. Tips & Best Practices

​

✅ DO (Lakukan)

1. Review detail proposal sebelum approve
2. Upload dokumen telaah yang jelas dan lengkap
3. Berikan catatan yang konstruktif untuk revisi
4. Koordinasi dengan Ketua Panitia jika ada pertanyaan
5. Monitor timeline approval (jangan terlalu lama)
6. Pastikan anggaran sesuai dengan rencana kerja

​

❌ DON’T (Jangan)

1. Jangan approve tanpa review dokumen
2. Jangan upload dokumen yang salah
3. Jangan tolak tanpa alasan yang jelas
4. Jangan edit anggaran tanpa koordinasi
5. Jangan tunda approval terlalu lama

---

​

11. Workflow Diagram

---

​

12. Referensi Guide Lain

• Pengantar Tape Ketan - Overview & Workflow
• Akses Pegawai - Panduan Pegawai
• Akses Perencanaan - Panduan Tim Perencanaan
• Akses Kepala - Panduan Kepala
• Akses Tim SPI - Panduan Tim SPI

---

Changelog:

• 2026-02-27: Guide pertama kali dibuat