Panduan: Pegawai (Pengusul Kegiatan)

​

Role: Pegawai

Akses: Semua pegawai yang login dapat membuat agenda. URL: /app/tape-ketan

---

​

1. Membuat Agenda Baru

​

Langkah 1: Buka Menu Tape Ketan

1. Login ke sistem Sinergi
2. Klik menu Tape Ketan di dashboard
3. Klik tombol + Buat Agenda Baru

​

Langkah 2: Isi Informasi Kegiatan

Form yang harus diisi:

​

A. Informasi Umum

​

B. Klasifikasi & Jenis

​

C. Sasaran & Target

​

D. Ketua Panitia

​

Langkah 3: Simpan

• Klik Simpan untuk menyimpan sebagai draft
• Agenda akan memiliki status Draft

---

​

2. Mengelola Anggota Panitia

Syarat pengajuan proposal: Minimal 1 anggota panitia (selain creator)

​

Langkah:

1. Buka agenda yang sudah dibuat
2. Klik tab Anggota
3. Klik Tambah Anggota
4. Pilih Staf, Peran, dan Keterangan
5. Klik Simpan

​

Peran yang Tersedia:

• Penanggung Jawab
• Ketua Panitia (otomatis jika ada ketua_id)
• Anggota Panitia
• Peserta
• Narasumber
• Pendamping

​

Tips:

• Urutan anggota dapat diatur dengan drag & drop
• Ketua Panitia tidak bisa dihapus jika sudah diset dari form utama

---

​

3. Mengajukan Proposal

​

Prasyarat:

• ✅ Minimal 1 anggota panitia
• ✅ Dokumen proposal siap (PDF, max 25MB)

​

Langkah:

1. Buka agenda dengan status Draft
2. Di halaman Info, akan muncul callout Draft Kegiatan
3. Jika anggota sudah lengkap, klik tombol Ajukan Proposal
4. Upload dokumen proposal (PDF, max 25MB)
5. Klik Ajukan

​

Setelah Pengajuan:

• Status berubah: Draft → Menunggu Verifikasi Perencanaan
• Proposal masuk ke dashboard Tim Perencanaan
• Notifikasi dikirim ke Tim Perencanaan

---

​

4. Menindaklanjuti Revisi

​

Jika Status: Perlu Perbaikan (Perencanaan)

Artinya: Tim Perencanaan meminta revisi pada proposal. Langkah:

1. Buka agenda dengan status revision_required
2. Baca catatan perbaikan di halaman Info
3. Edit agenda sesuai catatan:
   • Update informasi kegiatan (jika perlu)
   • Upload dokumen proposal yang direvisi
4. Klik Ajukan Proposal kembali

​

Jika Status: Perlu Perbaikan (Kepala)

Artinya: Kepala meminta revisi setelah Tim Perencanaan approve. Langkah:

1. Buka agenda dengan status revision_required_by_head
2. Baca catatan perbaikan dari Kepala
3. Lakukan revisi yang diminta
4. Upload dokumen revisi (jika ada)
5. Klik Ajukan Proposal untuk submit ulang

---

​

5. Mengelola Tugas (Task Management)

Akses: Tersedia setelah agenda dibuat. Editable: Semua status kecuali Rejected

​

Langkah:

1. Buka agenda
2. Klik tab Tugas
3. Edit daftar tugas yang sudah ada (template otomatis berdasarkan jenis kegiatan)
4. Tambah tugas manual (opsional):
   • Klik Tambah Tugas
   • Isi Nama Tugas
   • Pilih Penanggung Jawab (anggota panitia)
   • Set Wajib (Ya/Tidak)
5. Klik Simpan

​

Tugas Otomatis (Template)

Berdasarkan jenis kegiatan, sistem membuat tugas otomatis:

• Proposal
• KAK RAB
• Notula Rapat
• Jadwal Kegiatan
• SK Kegiatan Tim
• Surat Permohonan Narasumber/Undangan Peserta
• SPT Panitia/Peserta/Narasumber
• Panduan Pelaksanaan
• Daftar Hadir
• Biodata Narasumber/Peserta
• Daftar Penerimaan ATK/Kit
• Kumpul Materi Narasumber
• SPJ Keuangan
• Dokumentasi Foto/Video
• Laporan Kegiatan

Catatan:

• Tugas template tidak bisa dihapus
• Tugas manual bisa dihapus
• SPJ Keuangan selalu is_required = false

---

​

6. Mengelola Dokumen

​

6.1 Dokumen Proposal (Saat Pengajuan)

Lokasi: Tab Info → Callout Draft Kegiatan Action: Upload saat mengajukan proposal

​

6.2 Dokumen Telaah & KAK-RAB

Upload oleh: Tim Perencanaan (bukan pegawai) Lokasi: Tab Dokumen (setelah approval perencanaan)

​

6.3 Dokumen Tugas (Saat Pelaksanaan)

Akses: Tersedia jika approval_status = approved Langkah Upload:

1. Buka agenda dengan status Disetujui
2. Klik tab Dokumen
3. Pada tabel tugas, klik Upload Dokumen untuk tugas yang belum diupload
4. Pilih tipe:
   • File: Upload PDF/Word/Excel (max 25MB)
   • Link: Paste URL dokumen
5. Klik Simpan

Dokumen yang Bisa Diupload:

• Dokumen per tugas (Notula, Jadwal, SK, dll)
• Dokumen Lainnya (Proposal, Telaah, KAK-RAB - readonly)

​

6.4 Hapus Dokumen

Aturan:

• ✅ Dokumen tugas bisa dihapus oleh uploader
• ❌ Proposal, Dokumen Telaah, KAK-RAB tidak bisa dihapus
• ❌ Dokumen milik orang lain tidak bisa dihapus

Langkah:

1. Klik Aksi → Hapus pada dokumen
2. Konfirmasi penghapusan
3. File akan dihapus dari S3 storage

---

​

7. Mengelola Peserta

Akses: Tersedia jika approval_status = approved

​

7.1 Tambah Manual

1. Buka agenda
2. Klik tab Peserta
3. Klik Tambah Peserta
4. Isi data peserta (Nama, Email, Telepon, Instansi, dll)
5. Klik Simpan

​

7.2 Import dari Excel

Syarat:

• approval_status = approved
• agenda_status = in_progress atau report_preparation
• User adalah creator, ketua, atau anggota agenda

Format Excel: Langkah:

1. Klik tab Peserta
2. Klik Import Peserta
3. Download template (opsional)
4. Upload file Excel
5. Klik Import

---

​

8. Mengisi Evaluasi Kegiatan

Akses: Hanya jika approval_status = approved Waktu Pengisian: Setelah kegiatan selesai (status report_preparation)

​

Langkah:

1. Buka agenda
2. Klik tab Evaluasi
3. Isi field berikut:

​

A. Faktor Keberhasilan

• Deskripsi faktor-faktor yang mendukung keberhasilan
• Gunakan markdown editor (bullet list, ordered list)

​

B. Jenis Kendala

• Pilih satu atau lebih:
  • Anggaran
  • Waktu
  • SDM
  • Sarpras
  • Cuaca
  • Lainnya

​

C. Kendala

• Deskripsi detail kendala yang dihadapi
• Gunakan markdown editor

​

D. Solusi

• Deskripsi solusi yang diterapkan
• Gunakan markdown editor

4. Klik Simpan

​

Tips:

• Evaluasi yang lengkap akan meningkatkan kualitas laporan
• Data evaluasi digunakan untuk monitoring SPI

---

​

9. Mengelola Anggaran

Akses: Hanya status Draft Editable: Hanya approval_status = draft

​

Langkah:

1. Buka agenda dengan status Draft
2. Klik tab Anggaran
3. Isi field:
   • Rencana Anggaran: Input nominal (Rp)
   • Realisasi Anggaran: Kosongkan (diisi tim keuangan)
   • Klasifikasi Program: Pilih dari dropdown
   • Paket Meeting: Pilih sesuai kebutuhan
   • Pendanaan: Pilih sumber dana
4. Klik Simpan

Catatan:

• Setelah diajukan, anggaran hanya bisa diedit oleh Tim Perencanaan
• Realisasi anggaran diisi oleh tim keuangan setelah kegiatan selesai

---

​

10. Monitoring Status

​

Status yang Perlu Dipantau

​

Cara Monitoring:

1. Buka dashboard Tape Ketan
2. Lihat kolom Status pada tabel agenda
3. Badge warna menunjukkan status:
   • 🟡 Kuning: Draft/InProgress
   • 🔵 Biru: Submitted/ApprovedByPlanning
   • 🟢 Hijau: Approved
   • 🔴 Merah: Rejected/Pending
   • 🟠 Orange: RevisionRequired

---

​

11. Microsite (Opsional)

Fitur: Membuat microsite otomatis untuk kegiatan Syarat:

• approval_status = approved
• Belum ada microsite

​

Langkah:

1. Buka agenda yang sudah approved
2. Di halaman Info, cari section Microsite
3. Klik Buat Microsite
4. Microsite akan dibuat otomatis dengan:
   • Judul: Nama agenda
   • Tema: Default
   • Status: Active

URL Microsite: /microsite/{slug}

---

​

Tips & Best Practices

​

✅ DO (Lakukan)

1. Tambah minimal 1 anggota sebelum mengajukan proposal
2. Upload proposal berkualitas (PDF jelas, lengkap)
3. Pantau notifikasi untuk update status approval
4. Dokumentasi lengkap selama pelaksanaan
5. Isi evaluasi segera setelah kegiatan selesai
6. Import peserta jika jumlah banyak (>10)

​

❌ DON’T (Jangan)

1. Jangan ajukan proposal kosong tanpa anggota
2. Jangan upload file blur atau tidak terbaca
3. Jangan edit agenda setelah approved
4. Jangan hapus dokumen penting (Proposal, Telaah, KAK-RAB)
5. Jangan lupa isi evaluasi (wajib untuk pelaporan)

---

​

Troubleshooting

​

Problem: Tombol “Ajukan Proposal” Tidak Muncul

Penyebab:

• ❌ Belum ada anggota panitia
• ❌ Status bukan Draft/Revision Required

Solusi:

1. Tambah minimal 1 anggota di tab Anggota
2. Pastikan status agenda adalah Draft

​

Problem: Upload Dokumen Gagal

Penyebab:

• ❌ File > 25MB
• ❌ Format file tidak didukung
• ❌ Koneksi internet terganggu

Solusi:

1. Compress file PDF (< 25MB)
2. Pastikan format: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX
3. Cek koneksi internet
4. Coba upload ulang

​

Problem: Tidak Bisa Edit Agenda

Penyebab:

• ❌ Status approval bukan Draft/Revision Required
• ❌ Bukan creator/agenda
• ❌ Status Archived/Cancel

Solusi:

1. Tunggu revisi dari Tim Perencanaan/Kepala
2. Hubungi admin jika perlu perubahan mendesak

​

Problem: Import Peserta Error

Penyebab:

• ❌ Format Excel salah
• ❌ Kolom wajib kosong
• ❌ Status approval belum Approved

Solusi:

1. Download template import
2. Pastikan kolom nama terisi
3. Pastikan approval_status = approved

---

​

Referensi Guide Lain

• Pengantar Tape Ketan - Overview & Workflow
• Akses Pegawai - Panduan Pegawai
• Akses Perencanaan - Panduan Tim Perencanaan
• Akses Kepala - Panduan Kepala
• Akses Tim SPI - Panduan Tim SPI

---

Changelog:

• 2026-02-27: Guide pertama kali dibuat